Как в аутлуке добавить адресную книгу

Адресная книга justOutlook — это набор адресных книг и списков адресов, созданных на основе папок контактов. С помощью адресной книги можно находить и выбирать имена, адреса электронной почты и списки рассылки при отправке сообщений электронной почты.

Если вы используете justOutlook с учетной записью Exchange_Server, в адресную книгу будет включен TE000000943. Глобальный список адресов содержит имена и адреса электронной почты всех пользователей, имеющих учетную запись на сервере Exchange_Server. Он настраивается в Exchange автоматически.

Представлением по умолчанию обычно является глобальная адресная книга.

На вкладке Главная в группе Найти нажмите кнопку Адресная книга.

В поле Адресная книга выберите нужную адресную книгу.

На вкладке Файл выберите Настройка учетных записей > Настройка учетных записей.

В диалоговом окне Настройка учетных записей на вкладке Адресные книги нажмите кнопку Создать.

Примечание: Появится список существующих адресных книг.

Вам будет предложено выбрать один из двух типов адресных книг:

Добавление адресной книги с помощью службы каталогов Интернета (LDAP)

Щелкните Служба каталогов Интернета (LDAP) и нажмите кнопку Далее.

В поле Имя сервера введите имя сервера, предоставленное поставщиком услуг Интернета или системным администратором.

Если указанный сервер защищен паролем, установите флажок Требуется вход на сервер и введите имя пользователя и пароль.

Нажмите кнопку Больше параметров.

В поле Отображаемое имя введите имя адресной книги LDAP, которое будет отображаться в списке Адресная книга диалогового окна Адресная книга.

В группе Сведения о подключении введите номер порта, предоставленный поставщиком услуг Интернета или системным администратором.

Откройте вкладку Поиск и внесите в параметры сервера необходимые изменения.

Если поле База поиска в разделе Параметры поиска не заполнено, введите различающиеся имена, предоставленные администратором.

Нажмите кнопки ОК, Далее и Готово.

Добавление дополнительной адресной книги

Щелкните Дополнительные адресные книги и нажмите кнопку Далее.

Выберите необходимую адресную книгу и нажмите кнопку Далее.

Чтобы использовать добавленную адресную книгу, необходимо закрыть и перезапустить Outlook.

Примечание: Если вы используете Outlook_2016 или Outlook_2013, дополнительные сведения см. в статье Создание адресной книги.

На вкладке Файл выберите Настройка учетных записей > Настройка учетных записей.

На вкладке Адресные книги выберите адресную книгу, а затем нажмите кнопку Удалить.

При первом открытии адресной книги отображается стандартная адресная книга. Если у вас есть учетная запись Microsoft Exchange, обычно это глобальный список адресов. Для учетных записей IMAP, POP3 и других типов чаще всего это адресная книга justOutlook. Вы можете изменить стандартную адресную книгу и настроить ее параметры, например указать, в какой адресной книге нужно прежде всего искать адреса при отправке сообщений и где хранить личные адреса.

Чтобы просмотреть другие адресные книги, необходимо выбрать их в списке адресных книг justOutlook.

Хотя в TE000130129 теперь невозможно создавать личные адресные книги, вы можете импортировать старые личные адресные книги и преобразовать их. Рекомендуется преобразовать личную адресную книгу в контакты justOutlook, которые могут отображаться в адресной книге justOutlook. Для контактов justOutlook поддерживаются дополнительные возможности и настройки, недоступные для личных адресных книг. Например, вы можете добавлять личные профили для контактов, которые включают дни рождения, номера телефонов, годовщины и адреса веб-сайтов.

Поддерживаются следующие типы адресных книг:

Глобальный список адресов.
Для отображения этой адресной книги необходимо использовать учетную запись Microsoft Exchange Server. Глобальный список адресов содержит имена и адреса электронной почты всех сотрудников организации. Он настраивается автоматически при наличии учетной записи Exchange. Адресную книгу создает и обслуживает администратор Exchange или администратор сети. Она также может содержать адреса электронной почты внешних контактов, списки рассылки, конференц-залов и оборудования. Подмножества глобального списка адресов отображаются в адресной книге при выборе значения в разделе Все списки адресов в списке Адресная книга. Вы можете скачать глобальный список адресов для использования в автономном режиме.

Примечание: Если вы используете TE000130129 с учетной записью Exchange в режиме кэширования, автономная адресная книга по умолчанию загружается и обновляется каждые 24 часа.

Адресная книга justOutlook.
Для использования этой адресной книги не требуется учетную запись Exchange. Адресная книга Outlook создается автоматически и содержит записи из стандартной папки Контакты, в которых есть адреса электронной почты или номера факса. Эти контакты отображаются в диалоговом окне Адресная книга при выборе значения Контакты в списке Адресная книга. Если для Outlook используется учетная запись Exchange в режиме кэширования, адресная книга Outlook также доступна автономно.

Если вы создали дополнительные папки контактов, можно настроить свойства для каждой из них, чтобы включить контакты в адресную книгу Outlook.

Служба каталогов Интернета (LDAP).
Служба каталогов Интернета используется для поиска электронных адресов, которых нет в локальной адресной книге или корпоративном каталоге, таком как глобальный список адресов. Каталог LDAP подключается к LDAP-серверу через Интернет.

Сторонние адресные книги.
Сторонние адресные книги можно добавить в justOutlook с помощью средства настройки их поставщика. Outlook выводит сторонние адресные книги в списке Дополнительные типы адресных книг.

В меню Сервис выберите элемент Настройка учетных записей.

На вкладке Адресные книги нажмите кнопку Создать.

Вам будет предложено выбрать один из двух типов адресных книг. Чтобы добавить адресную книгу нужного типа, выполните одно из следующих действий:

Добавление адресной книги с помощью службы каталогов Интернета (LDAP)

Щелкните Служба каталогов Интернета (LDAP) и нажмите кнопку Далее.

В поле Имя сервера введите имя сервера, предоставленное поставщиком услуг Интернета или системным администратором.

Если указанный сервер защищен паролем, установите флажок Требуется вход на сервер и введите имя пользователя и пароль.

Нажмите кнопку Больше параметров.

В поле Отображаемое имя введите имя адресной книги LDAP, которое будет отображаться в списке Адресная книга диалогового окна Адресная книга.

В группе Сведения о подключении введите номер порта, предоставленный поставщиком услуг Интернета или системным администратором.

Откройте вкладку Поиск и внесите в параметры сервера необходимые изменения.
Параметр "Времени ожидания поиска" определяет количество секунд, в течение которого justOutlook выполняет поиск в каталоге LDAP для разрешения имен в сообщении. Вы также можете ограничить количество имен, которые выводятся в результатах поиска по адресной книге.

Если поле База поиска в разделе Параметры поиска не заполнено, введите различающиеся имена, предоставленные администратором.

Нажмите кнопки ОК, Далее и Готово.

Добавление дополнительной адресной книги

Щелкните Дополнительные адресные книги и нажмите кнопку Далее.

Выберите необходимую адресную книгу и нажмите кнопку Далее.

Чтобы использовать добавленную адресную книгу, необходимо закрыть и перезапустить justOutlook.

Примечание: Если вы хотите добавить имена или адреса в адресную книгу, см. статью Добавление пользователей в адресную книгу. Сведения о том, как изменить адресную книгу, см. в статье Изменение записей адресной книги.

В меню Сервис выберите элемент Настройка учетных записей.

На вкладке Адресные книги выберите адресную книгу, которую вы хотите удалить.

При получении письма в Microsoft Outlook, можно добавить отправителя этого письма в контакты (в адресную книгу). Сделать это можно разными способами, как при помощи стандартных средств Outlook, так и программно, при помощи макроса VBA для Outlook.

Как добавить отправителя письма в контакты Outlook 2007 стандартными средствами?

Для того чтобы добавить отправителя письма в контакты Outlook стандартными средствами приложения, необходимо выбрать письмо, затем правой кнопкой мыши кликнуть на имени отправителя в области чтения и из контекстного меню выбрать пункт "Добавить в контакты Outlook".

Добавление отправителей писем в контакты макросом Outlook

При помощи макроса VBA для Outlook можно всех отправителей писем из заданной папки добавить в контакты (в адресную книгу Outlook). Ниже приводится листинг макроса, перебирающего все письма в заданной папке и добавляющего отправителей этих писем в контакты, предварительно разделив полное имя отправителя письма на имя, отчество и фамилию. Если в указанной папке с входящими письмами от одного отправителя есть несколько писем, то макрос создаст дубликаты контактов. Как удалить дубликаты ко нтактов – тема для отдельного разговора.

Для того, чтобы перенести этот программный код на свой компьютер, наведите курсор мыши на поле с программным кодом, нажмите на одну из двух кнопкок в правом верхнем углу этого поля, скопируйте программный код и вставьте его в модуль проекта на своем компьютере (подробнее о том, как сохранить программный код макроса).

В комплект Microsoft Office по умолчанию входит программа Outlook, предназначенная для работы с несколькими электронными почтами одновременно, создания календарей и заметок, а также ведения адресной книги. Функционал адресной книги позволяет добавлять, удалять, импортировать, группировать и редактировать находящиеся в ней контакты.

Экспорт и импорт контактов

Если вы уже пользовались адресной книгой в Outlook и имеете в ней контакты, то вы можете выгрузить их в отдельный файл, чтобы перенести на другой носитель и не потерять в случае поломки компьютера. Если же у вас имеется список контактов в одном из поддерживаемых программой форматов, то можно быстро добавить их в Outlook при помощи «Импорта контактов». Учтите, что одни и те же задачи в разных версиях приложения выполняются немного по-разному, поэтому инструкции для Outlook 2007, 2010, 2013 и 2016 представлены в отдельном порядке.

Экспорт контактов

Экспорт контактов — выделение уже добавленных в программу контактов в отдельный файл с дальнейшей возможностью переноса и редактирования этого файла.

Outlook 2013, 2016

1. Перейдите к вкладке «Файл».

Outlook 2010

1. Разверните меню «Файл».

Outlook 2007

1. В панели быстрого доступа разверните меню «Файл».

Импорт контактов

Если у вас есть список контактов в отдельном файле, электронной почте или программе, то вы сможете быстро перенести их в Outlook. Этим же способом можно импортировать из электронной почты адреса и письма.

Outlook 2013, 2016

1. Откройте вкладку «Файл».

Outlook 2010

1. Разверните меню «Файл».

Outlook 2007

1. В панели быстрого доступа разверните меню «Файл».

Видео: экспорт и импорт контактов в Outlook

Где расположена адресная книга Outlook

Вся информация, находящаяся в Outlook, сохраняется в отдельных файлах, которые можно скопировать или удалить. Найти эти файлы можно по следующему пути:

• C:Пользователиназвание_учетной_записиAppDataLocalMicrosoftOutlook;
• C:Пользователиназвание_учетной_записиRoamingLocalMicrosoftOutlook;
• C:Usersимя_пользователяDocumentsФайлы Outlook;
• C:Пользователиназвание_учетной_записиМои документыФайлы Outlook;
• C:Documents and Settingsназвание_учетной_записиLocal SettingsApplication DataMicrosoftOutlook;
• C:Documents and Settings.

Для разных версий операционной системы и Outlook пути могут отличаться.

Создание адресной книги

Если вы располагаете большим количеством контактов, то лучший способ их упорядочить для быстрого и удобного поиска — создать адресную книгу. Создавая адресные книги, вы можете группировать контакты по папкам.

Outlook 2010, 2013, 2016

1. Перейдите к разделу «Люди», в котором хранятся все контакты.

Outlook 2007

1. В панели быстрого доступа программы разверните меню «Сервис».

Добавление контактов

Добавление контактов — основная функция Outlook, поэтому она не особо изменилась в различных версиях программы. Контакт можно добавить вручную или импортировать его из электронной почты или файла.

Перейдите к разделу «Люди» или «Контакты».

Добавление контакта из сообщения электронной почты

Добавление контактов из почты осуществляется при помощи импорта, который был подробно описан выше. В процессе необходимо определить, откуда контакты будут импортированы. Выберите вариант «Импорт параметров учётной записи почты интернета» или «Импорт адресов и почты интернета».

Вы можете отправлять другим людям контактные данные Microsoft Outlook (свои или чьи-то ещё) в формате vCard (VCF-файл). Когда получатель откроет VCF-файл, вложенный в полученное сообщение, откроется форма контакта со сведениями о контакте.

Microsoft

https://support.office.com/ru-ru/article/%D0%9E%D1%82%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BA%D0%B0-%D0%B8-%D1%81%D0%BE%D1%85%D1%80%D0%B0%D0%BD%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%BA%D0%BE%D0%BD%D1%82%D0%B0%D0%BA%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-%D1%84%D0%BE%D1%80%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B5-vCard-94a17a6f-105f-46c7–9308–33658c1c2690

Создание группы контактов

Создание группы контактов поможет вам их упорядочить и рассортировать по определённым критериям.

Outlook 2010, 2013, 2016

1. Перейдите к разделу «Люди».

Outlook 2007

1. Разверните меню «Файл» и выберите раздел «Создать список рассылок».

Удаление контактов

Если вы обнаружили, что в вашем списке имеется лишний контакт, то вы можете его удалить, выполнив следующие действия:

Перейдите к разделу «Люди» или «Контакты».

Outlook — удобная программа для людей, работающих с большим количеством контактов. Пользуясь ей, вы можете детально настроить список имеющихся контактов, упорядочить их, добавить новые и удалить лишние. В любой момент вы можете выгрузить в отдельный файл всю информацию из Outlook, чтобы в будущем иметь возможность загрузить её обратно или на другой компьютер.