Интегрированная система электронного документооборота

Виктор Сущев ,
Директор по консалтингу «ДоксВижн».

Как мы писали в предыдущей статье, СЭД на крупном предприятии — важная, но далеко не единственная ИТ-система. Множество специализированных систем обеспечивают автоматизацию разнообразных задач управления предприятием: управление производством, запасами, готовой продукцией, финансами, персоналом и т.д. Причём документы и процессы их обработки тесно переплетены с большинством из них, а также связывают одни функции с другими в рамках этих процессов. Поэтому СЭД должна иметь возможность интеграции с другими ИТ-системами для обеспечения эффективной работы.

Интеграция учетных записей пользователей

В каждой отдельной ИТ-системе предприятия есть свой справочник пользователей. На его основании происходит аутентификация пользователя при входе в систему, определение его прав доступа, набора объектов, предназначенных ему для обработки, идентификация совершаемых им действий и т.д. Если эти справочники не интегрированы между собой, это порождает много неудобств как для администраторов, так и для пользователей: приходится вручную дублировать одни и те же действия по ведению списка пользователей для каждой системы, следить за синхронностью, бороться с неизбежными ошибками, помнить и вводить логин и пароль для доступа отдельно к каждой системе. Поэтому интеграция учетных записей пользователей — непременное условие эффективной работы в среде, включающей множество различных систем. Для предприятий, использующих ИТ-инфраструктуру Microsoft, объединяющим механизмом является система учётных записей Windows и каталога Active Directory. Для СЭД таких предприятий необходима возможность загружать справочник пользователей из каталога Active Directory, сопоставляя пользователей СЭД с учетными записями Windows. Пользователи, таким образом, вводят логин и пароль один раз, входя в Windows, и автоматически получают доступ к СЭД.

Интеграция справочников

Справочник пользователей — не единственный, требующий интеграции между различными ИТ-системами. Многие другие справочники также имеют «дублёров» в нескольких системах. Чаще всего такими справочниками являются справочники контрагентов, номенклатуры продукции, бюджетных классификаторов и т.д. Проблема единого каталога для всех этих объектов, единой системы нормативно-справочной информации хорошо решена в теории, но на практике приходится иметь дело с довольно лоскутной и разнородной средой. Часто, в лучшем случае, удаётся определиться, какая из ИТ-систем является первичной для того или иного справочника. И тогда другие системы, в том числе и СЭД, должны иметь возможность либо обращаться к внешним справочникам при заполнении полей своих форм, либо обеспечивать синхронизацию своего соответствующего справочника со справочником-первоисточником.

Интеграция по документам

Один из распространённых сценариев интеграции именно СЭД с другими системами — так называемая интеграция по документам. Документ как таковой, в оформленном отчуждаемом виде, хранится, как правило, в СЭД. Но во многих других системах есть объекты, так или иначе связанные с этим документом. Например, в ERP-системе есть записи, фиксирующие хозяйственные операции с точки зрения бухгалтерского, финансового, управленческого учёта, а соответствующие им первичные документы хранятся в СЭД. Часто в процессе работы возникает необходимость получить доступ к соответствующему документу в СЭД непосредственно из интерфейса ERP-системы. Для этого объекты двух систем должны быть связаны между собой тем или иным механизмом. Это может быть ссылка, непосредственно указывающая на нужный документ в СЭД, и позволяющая его открыть, или иной идентификатор, по которому документ может быть найден и получен из СЭД. Поскольку официальные документы пока ещё в большинстве случаев часть своего жизненного цикла проходят в бумажной форме, распространенным способом связывания документов является идентификатор в виде штрих-кода. Например: операция иили документ первоначально фиксируется в ERP-системе, где генерируется и хранится штрих-код, наносящийся на документ при печати. Позднее этот документ вводится в СЭД, штрих-код распознаётся при сканировании, и присваивается карточке документа. Далее два этих объекта в разных системах, имеющие одинаковый идентификатор в виде штрих-кода, могут быть программно связаны между собой. Это обеспечит и доступ пользователя из одного объекта к другому, и возможность синхронизировать атрибуты, если необходимо. Стоит отметить, что если мы используем не только линейный штрих-код, но и двумерный QR-код, позволяющий передавать дополнительные данные, то синхронизацию атрибутов можно обеспечить сразу при вводе документа через сканер с распознаванием QR-кода и содержащихся в нём значений атрибутов.

Интеграция с почтой

Электронная почта — средство коммуникации, используемое практически всеми офисными работниками на любом предприятии. Существует множество сценариев интеграции СЭД с почтой. Первое, и самое востребованное — это различные почтовые уведомления пользователя о событиях, происходящих в СЭД. Сотрудники, как правило, не «сидят» непрерывно во всех ИТ-системах, с которыми они работают. А почта — всегда под рукой, как очередь входящих заданий и на неё они реагируют оперативно. Поэтому первая необходимость интеграции почты и СЭД — почтовые уведомления о поступающих пользователю в СЭД заданиях, документах, требующих внимания и т.д. Желательно, чтобы уведомления содержали краткую информацию о поступивших заданиях, приложенные для ознакомления документы, ссылки на документы и задания в СЭД. Очень востребован сценарий, когда для выполнения определенного действия в СЭД пользователю не нужно заходить непосредственно в СЭД, всю информацию можно почерпнуть из письма и вложений, а ответное действие совершить непосредственно в почтовом клиенте, и оно будет доставлено в СЭД также, как и пришло к пользователю — через электронную почту.

Интеграция с файловой системой

Возможность загрузки/выгрузки файлов в/из СЭД необходима, потому что документы могут изначально появляться и затем продолжать свою жизнь за рамками СЭД. Это может также служить одним из вариантов интеграции СЭД с другими ИТ-системами (в том числе, с другими СЭД) — через файлообмен. Причём это необходимо как в ручном, так и в автоматизированном режиме, и с некоторым «интеллектом». Например, умение обнаруживать в определенных папках появление интересующих нас файлов по каким-то формальным признакам, и загружать их. При загрузке должна иметься возможность реализации бизнес-логики обработки этих файлов (прикрепление к нужным карточкам документов или заданий, заполнение атрибутов, и т.д.).

Атрибуты (метаданные документа) при этом могут автоматически извлекаться из файлов, из их свойств или даже из содержимого, если оно тем или иным способом структурировано (поля и именованные области в файлах офисных приложений, элементы в XML-файле, и пр.)

Интеграция с порталом

Портал используется на многих предприятиях для создания единого информационного пространства и персональной информационной среды сотрудников. Для предприятий, использующих серверные технологии Microsoft, это, как правило, SharePoint. На нём средствами самого портала организуется размещение различной справочной информации (в т.ч. и общедоступных библиотек документов), ссылки для доступа к приложениям корпоративной ИС, а также отображение самой актуальной информации и возможность выполнения некоторых актуальных действий с этими приложениями. Специализированная сложная бизнес-логика обычно реализуется отдельными приложениями, интегрированными с порталом. Система электронного документооборота — как раз такой случай. Наиболее востребованные механизмы интеграции таковы:

• Возможность автоматически загружать информацию с портала, и, в обратном направлении, публиковать её на портале. В основном, это касается форм (списков) и библиотек документов портала.
• Отображение на страницах портала (с помощью механизма веб-частей) специфических данных, содержащихся в СЭД, и предоставление элементов управления для выполнения действий с ними. В первую очередь, это касается относящихся к конкретному пользователю документов, заданий, сведений о выполнении бизнес-процессов и т.д.

Интеграция с ERP-системой

Интеграция СЭД с ERP-системой может включать в себя множество сценариев и использовать разные механизмы. Здесь может быть необходима и интеграция справочников, и интеграция по документам, и интеграция через файлообмен, описанная выше. Кроме этого, для СЭД и ERP может понадобиться возможность программного вызова функций систем для отображения требуемых данных или записи данных непосредственно в интегрируемую систему. Для реализации этого необходимо наличие открытых документированных интерфейсов прикладного программирования (API) у обеих систем, и, в некоторых сценариях, возможность вызывать интеграционный код из экранных форм СЭД иили ERP. Удобными являются настраиваемые средства взаимодействия СЭД с ERP, позволяющие организовать и модифицировать взаимодействие без использования программирования (но сами средства при этом предварительно разрабатываются программистами).

Процессная интеграция

В контексте интеграции СЭД в ИТ-структуру предприятия уместно говорить о так называемой «процессной интеграции». Это понятие объединяет различные механизмы и возможности интеграции с различными системами, заостряя роль СЭД как системы управления бизнес-процессами на предприятии. Действительно, сам процесс обработки документов — это бизнес-процесс. А практически все документы обрабатываются в рамках каких-то более масштабных бизнес-процессов. Иногда в ходе такого процесса задействованы на разных этапах разные документы. В итоге неизбежно СЭД включает в себя свойства и функции системы управления бизнес-процессами. В простейшем случае — документноориентированными процессами, в более развитых системах — практически любыми. При этом при выполнении бизнес-процессов задействуется несколько разных ИТ-систем. И если СЭД обладает возможностями процессной интеграции, то она становится тем связующим средством, с помощью которого автоматизируются бизнес-процессы предприятия, охватывающие несколько ИТ-систем. Базовый механизм для этого, выстраивание маршрута заданий и отслеживание хода выполнения, в развитых СЭД есть. А возможности интеграции с различными ИТ-системами позволяют автоматизировать и ускорить многие шаги процесса. Например, процесс обработки заявки начинается с получения письма от клиента, которое автоматически попадает в СЭД (интеграция с почтой) и стартует бизнес-процесс её обработки. В ходе обработки создаются документы, запускаемые на согласование. При согласовании документа требуется получить из ERP-системы данные об остатке бюджетных средств или создать запись о заявке в ERP (интеграция с ERP) и так далее. На любом предприятии можно найти множество актуальных сценариев процессной интеграции, которые можно реализовать на базе СЭД.

Интеграционные возможности Docsvision

Docsvision обладает всеми необходимыми возможностями по интеграции в ИТ-структуру предприятия, особенно ориентированного на технологии Microsoft:

• Справочник сотрудников Docsvision синхронизируется с каталогом пользователей Active Directory, при этом обеспечивается технология единого входа в систему (single sign-in).
• Справочники Docsvision (контрагентов, или любые другие, настроенные с помощью Конструктора) могут быть интегрированы со справочниками других ИТ-систем через файлообмен или с помощью специальных интеграционных утилит или скриптов, созданных с использованием Docsvision API или с помощью механизма бизнес-процессов, в том числе, настраиваемых шлюзов (например, к файловой системе, к «1С:Предприятие»).
• Практически любые данные объектов Docsvision могут быть выгружены из системы или загружены в неё через XML-файлы. В первую очередь, это касается документов и их метаданных, в том числе, электронных подписей документов без потери их свойств. Кроме документов, это могут быть данные справочников, бизнес-процессов, и т.д.
• Интеграция по документам обеспечивается за счёт поддержки технологии работы со штрихкодами, URL-адресации объектов Docsvision, использованию возможностей настройки карточек, бизнес-процессов и наличию открытого Docsvision API.
• Интеграция с почтой обеспечивается наличием настраиваемого шлюза к почте, механизма формирования и рассылки уведомлений, настраиваемых бизнес-процессов, наличию клиента для Microsoft Outlook и других почтовых программ.
• Интеграция с порталом Microsoft SharePoint обеспечивается благодаря механизму бизнес-процессов, настраиваемому шлюзу к SharePoint и клиенту СЭД Docsvision для SharePoint, выполненному по технологии веб-частей.
• Интеграция с ERP-системами обеспечивается упомянутыми выше возможностями интеграции справочников и документов, механизмом бизнес-процессов, возможностям экспорта-импорта файлов, наличию открытого Docsvision API для написания интеграционных скриптов и утилит, а также настраиваемому шлюзу к наиболее распространенной в России ERP-системе «1С:Предприятие».
• Благодаря описанным выше интеграционным возможностям и встроенной функциональности управления бизнес-процессами, Docsvision может выступать основным элементом процессной интеграции на предприятии, повышая эффективность его бизнес-процессов.

Недавно хорошие знакомые попросили помочь им выбрать систему документооборота со словами «ну ты же занимаешься этой всякой автоматизацией».

Я согласился, хотя и работаю в немного другом направлении и раньше вплотную не сталкивался с СЭД. То что я обнаружил в процессе изучения и сравнения разных решений мне настолько интересным, что я даже решился на небольшое расследование и теперь делюсь результатами.

Я обнаружил, что на рынке систем документооборота сложилась крайне странная ситуация. Такое ощущение, что производители как будто сговорились между собой и решили изо всех сил скрывать информацию о своих продуктах. Мне даже стало казаться, что они боятся, как бы я не увидел чего-то лишнего.

Получается, что я, как и другие покупатели, стараюсь узнать о функционале продукта, изучить и попробовать его перед покупкой, а разработчик делает всё, чтобы у меня ничего не вышло, зато щедро и многобуквенно рассказывает о достижении бизнес-целей, преимуществах, экономическом эффекте и прочих абстракциях, избегая показывать «товар лицом».

На первый взгляд странное поведение. Но вполне объяснимое, если копнуть глубже.

Этим мы сейчас и займёмся. Копнём на полную глубину и посмотрим, почему так происходит и как в таких условиях вести себя покупателю, чтобы таки увидеть то, что скрыто.

Обманутые ожидания

Давайте на секунду отойдем от темы электронного документооборота, чтобы никого не обидеть. Я просто предлагаю вам внимательно посмотреть на две картинки.

Это Salesforce – одна из самых серьезных и авторитетных CRM-систем. На их сайте нужно пройти процедуру регистрации, в том числе указать название компании, количество сотрудников и свой телефон, чтобы просто посмотреть видеоролик о системе. Без этого Вы не увидите ни внятного описания функционала ни скриншотов, которые помогли бы составить впечатление о продукте.

А это Битрикс24. У них достаточно просто ввести свой Email-адрес и через несколько секунд можно уже начать работу в системе, и через 15-20 минут вы на практике получите общее представление о возможностях предлагаемого решения.

Чувствуете разницу? Кто более открыт публике? У кого больше шансов «зацепить» клиента?

Так вот, ситуация на российском рынке систем электронного документооборота всё больше напоминает первую картинку. Почему? Потому что продавец (который делает сайт) и покупатель (который приходит на сайт) преследуют разные цели.

Позиция продавца — «Расскажи мне о своих проблемах, а я покажу, как мой продукт их решает».

На что покупатель отвечает — «Лучше ты просто покажешь товар, а я уж сам разберусь, что мне подходит, а что нет».

Только в условиях насыщенного рынка покупатель не очень-то стремится к диалогу, вот и получается, что клиент приходит на сайт с целью «примерить костюмчик», а вендор заколачивает витрины досками, и соглашается хоть что-то показать только, когда дверь за посетителем надёжно закроется.

Впрочем, такое парадоксальное поведение имеет простое объяснение — так исторически сложилось.

История вопроса

Давайте мысленно вернемся примерно в начало 2000-х и представим, что вы решили привнести в свой бизнес немного автоматизации. К примеру, организовать электронное согласование договоров или автоматизировать какие-нибудь заявки.

Для этого вам без сомнения пришлось бы взяться за реализацию серьезного и масштабного ИТ-проекта как минимум на 6-12 месяцев и несколько миллионов рублей (в сегодняшних деньгах). Этот проект по большей части состоял бы из работ по обследованию, составлению ТЗ, моделированию бизнес-процессов, модификации, адаптации, конфигурированию, настройке и внедрению ПО.

Сейчас же достаточно вбить пару слов в Google и к вашим услугам будут десятки, если не сотни сайтов, предлагающих готовые решения по автоматизации практически любого процесса.

Другими словами, раньше функционал никого особо не интересовал, потому что на рынке господствовали тяжелые платформенные продукты, в которых для конечных пользователей не было ничего интересного. Прежде чем что-то потрогать — следовало бы несколько месяцев поработать.

Сейчас же настало время универсальных, гибких, многофункциональных и доступных по цене решений. И вот здесь уже покупатель может делать выбор, опираясь исключительно на функционал продукта.

Еще несколько лет назад ни руководители предприятий, ни их сотрудники не были в состоянии поддержать диалог на тему внедрения того же электронного документооборота. Не были редкостью топ-менеджеры, которые вообще не пользовались компьютером, и работали только с бумажными документами.

Раньше вендорам не было смысла акцентировать внимание на функциях продукта, потому что никто кроме ИТ-специалистов не смог бы этого понять, а тем более осмыслить. Сами клиенты охотнее велись на такие вещи как известность бренда, наличие известных клиентов и пр.

Но за последние годы всё изменилось. Но современный клиент – совсем другой человек. Сегодня менеджер среднего звена (например, начальник общего отдела) вполне может обсудить вопрос синхронизации справочников 1С с внедряемой системой.

Современный клиент технически более грамотен и занимает активную позицию — он хочет и может самостоятельно изучить продукт и сделать собственные выводы на основе собственного опыта.

Посмотрите на любой рынок, где господствуют молодые компании и вы увидите это. Увидите стремление продавцов как можно больше показать и рассказать о своём продукте. Дать попробовать, прежде чем купить.

До поставщиков СЭД это еще не дошло. Они по-прежнему думают, что их покупатель такой же, каким был 10 лет назад. Они по-прежнему считают, что продают не продукт, а свою многолетнюю репутацию. Они по-прежнему предпочитают показывать отзывы, а не саму систему.

Что же делать? Как же нам выбрать подходящее решение, если вендоры совсем не хотят идти нам навстречу? Надо собирать информацию по крупицам и читать между строк.

Вот прямо сейчас и попробуем.

Процесс выбора

Перейдем к главному. Давайте посмотрим на процесс выбора СЭД и отметим, какая информация нам потребуется и насколько легко её можно найти на сайтах ведущих российских поставщиков.

Шаг 1. Изучаем списки функциональных возможностей

Как и любой потенциальный клиент, я прихожу на сайт уже с некоторым пониманием своих проблем и способов их решений. Я примерно представляю, какой функционал мне необходим, поэтому отправной точкой для меня будет перечень функциональных возможностей системы. На этом этапе меня не интересуют детали — мне важно, обладает ли в принципе система необходимыми функциями. Зачастую от ответа на этот вопрос будет зависеть – продолжу ли я изучение этого сайта или пойду на следующий.

Пример: Организация ведет интенсивную официальную переписку со своими обособленными подразделениями и другими организациями. Поэтому для меня критична функция регистрации входящих писем от контрагентов и государственных органов.

Начать следует с таких разделов как «Описание решения», «Решаемые задачи», «Возможности» и пр. Постарайтесь найти список конкретных возможностей системы или решаемых задач. Обращайте внимание на уровень детализации, многие вендоры предпочитают общие формулировки типа «навести порядок в договорной работе» или акцентируют внимание на архитектуре, технологиях, поддержке разных СУБД и пр.

Если ничего более детального найти не удается — это сигнал о том, что возможно вендор пытается выдать своё решение за то, чем оно не является или надеется подогнать систему под ваши требования уже в ходе проекта.

Хороший пример:

ТЕЗИС. В разделе «Функциональность» находится простой и понятный перечень основных возможностей, разбитый по функциональным блокам. Позволяет сразу составить представление о системе.

Плохой пример:

DocsVision. Информация о функционале рассредоточена по описаниям платформы, модулей, бизнес-решений и доработок сторонних производителей. Разобраться в таком большом объёме данных непросто.

Шаг 2. Ищем релевантные примеры использования

Допустим, я нашел интересующий меня функционал. Теперь надо понять, как именно это реализовано. Мне мало обещаний в стиле «возможность согласования документов» — мне важно, как в рамках этой возможности будут выполняться нужные мне операции.

Пример: Продолжая тему регистрации входящих, мне важно понимать, на каких стадиях обработки есть возможность приложения скан-копий, как обрабатывается невскрытая корреспонденция, как регистрируется получение ответа на исходящее и пр.

Для этого вам следует искать специальный раздел посвященный конкретной функции или модулю, либо дополнительные материалы. Зачастую на сайтах можно найти тематические презентации, посвященные конкретным процессам, например «Согласование договора в системе Х», «Автоматизация канцелярии» и тому подобное. Важно найти материалы, демонстрирующие решения проблем, максимально похожих на ваши.

Несмотря на очевидную необходимость примеров использования – очень немногие вендоры решаются на их публикацию. Частично это можно объяснить нежеланием поставщиков платформенных решений вписываться в рамки конкретных сценариев. Однако, на мой взгляд, даже в этом случае вполне возможно показать типовое решение, описав возможности его адаптации.

Хороший пример:

Verdox. В разделе «Виртуальный тур» представлено множество конкретных кейсов, каждый из которых – небольшая демонстрация соответствующего процесса с картинками и подробным описанием.

Плохой пример:

МОТИВ. Вместо описания возможностей и функций – статья о необходимости и актуальности документооборота. Даже в примерах подробно описаны проблемы, но непонятно какие решения предлагаются.

Шаг 3. Рассматриваем скриншоты

Как ни крути, а зачастую хороший скриншот может очень многое сказать о системе. Для меня изучение скриншотов – это обязательный этап выбора. И я — не исключение — современные покупатели зачастую обладают достаточным опытом, чтобы даже на основании снимка экрана сделать определённые выводы.

К тому же скриншот это своего рода доказательство того, написанное на сайте — правда. Одно дело написать что-то в списке функций и совсем другое — показать соответствующий экран.

Пример: В списке возможностей Системы значится возможность вынесения резолюции по документу. При этом на скриншоте видно, что резолюции выносятся путём выбора готовых вариантов, а не произвольно, при этом можно прикладывать файлы. Таким образом, скриншот доносит гораздо больше информации, чем целый абзац текста.

В большинстве случаев, у вас не возникнет проблем с тем, чтобы посмотреть скриншоты. Даже если их нет на сайте, вы вероятно увидите их в презентационных материалах. Обращайте внимание на количество и качество снимков. Сайт, с большим количеством скриншотов, которые можно рассмотреть и осмыслить скорее всего показывает правду.

Если же скриншотов мало или на них не видно деталей, то возможно разработка не так хороша, как вам расписывают.

Хороший пример:

Optima Workflow. Полноразмерные скриншоты сопровождаются подробным описанием того, что на них изображено.

Плохой пример:

БОСС-Референт. Скриншотов нет вообще. Весь контент – текстовый. Для меня так и осталось загадкой – как же выглядит эта система. Впрочем, один скриншот на сайте найти удалось, правда он был настолько мелкий, что деталей не разобрать.

Шаг 4. Смотрим видеоролики

Настало время углубленного изучения систем, прошедших наш предварительный отбор. Лучше всего для этого подходят видеоролики — это самый простой способ посмотреть решение в действии, при этом особо не напрягаясь.

Не нужно думать, что скриншоты и видеоролики – вещи взаимоисключающие. Скриншоты дают возможность самостоятельно выбирать, что смотреть и в каком порядке. Зато видео иллюстрирует работу системы гораздо более подробно.

Пример: Вендор обещает, что регистрация нового документа будет простым и быстрым процессом. Тем не менее, на видео видно, что на самом деле для этого надо заполнить огромную карточку из 20 полей, которые находятся на разных вкладках. Причем в некоторых случаях совсем не понятно, какие значения надо указывать.

Просматривая видео, можно поставить себя на место пользователя, увидеть и оценить вещи, которые никаким другим способом не обнаружить.

На сайтах можно найти видеоконтент трёх типов — короткие обзорные ролики, обучающие видео и записи вебинаров. Последние — не лучшее решение, зачастую на их просмотр может потребоваться не один час. К сожалению немногие вендоры выкладывают хорошие видео-ролики. В этом случае можно попробовать поискать видео за пределами официального сайта. Есть вероятность, что кто-нибудь записал его в рамках обзора системы, выступления на семинаре и пр.

Хороший пример:

Опять ТЕЗИС. В разделе «Видеоматериалы» представлено достаточное количество видеороликов. Сами ролики тоже очень хороши — оптимальная длина, закадровый голос и полноценная демонстрация работы.

Плохой пример:

DocLogix. На первом видео женщина рассказывает, как ей понравилась система, но саму систему не показывает. На других есть запись работы в системе, но отсутствуют какие-либо комментарии, так что совершенно непонятно, что на роликах изображено. Такие видео только запутывают.

5. Демо-версия

Завершающий этап отбора — испытание системы в условиях приближенных к реальным. Для этого нам потребуется демонстрационная версия или бесплатный пробный период.

Пример: Допустим, мне необходимо автоматизировать процесс работы с корреспонденцией, когда сотрудник А регистрирует документ, сотрудник Б выносит резолюцию, сотрудник В её исполняет, а сотрудник Г контролирует работу. Убедиться, что это возможно и понять насколько удобно можно только в демо-версии. Ни скриншоты, ни ролики не дадут такой возможности.

И вот это самый редкий зверь. Очень немногие решаются предоставить демо-версию. На мой взгляд, причина проста – при работе с демо инициатива всегда на стороне клиента. Следовательно, все недостатки будут хорошо видны. Поэтому обычно демо-версии стараются не давать. Тем не менее, радостно видеть, что некоторые всё же набираются смелости и выкладывают демо в открытый доступ, как это уже давно принято у всех интернет-сервисов.

Хороший пример:

Опять Verdox. Одна из немногих систем, где демо-версия создаётся реально на лету без установки, разговоров с менеджером и прочего. Достаточно заполнить форму и подождать несколько минут.

Плохой пример:

E1 Евфрат. В открытом доступе демо-версии нет, но можно оставить заявку. Саму демо-версию дадут только после обстоятельного разговора с менеджером (мне перезвонили через 3 дня). При этом удаленного доступа нет — надо устанавливать сервер, СУБД и прочее, что без администратора сделать нереально.

6. Ценник

Ну и самое интересное напоследок. Если функционал и технические требования меня устраивают – время взглянуть на стоимость.

Здесь самое главное – прозрачность ценообразования, как на лицензии, так и на услуги внедрения. К счастью времена, когда стоимость была коммерческой тайной, уже почти у всех прошли. Однако не всегда неподготовленный пользователь может разобраться в прайс-листе.

Хороший пример:

Опять Optima Workflow. Редкий случай, когда раскрываются цены и на ПО и на услуги и на техническую поддержку. Всё, что нужно – это умножить количество пользователей на стоимость лицензии и прибавить единую стоимость типовых решений.

Плохой пример:

Directum. Мне показалось, что у этой системы самый запутанный ценник – серверные лицензии, клиентские лицензии, у каждой лицензии три разные редакции, лицензии на дополнительные модули, которых несколько десятков. Надо очень хорошо знать систему, чтобы самостоятельно собрать этот конструктор.

Резюме

В качестве итога предлагаю вашему вниманию сводную таблицу с перечнем некоторых из рассмотренных систем (в реальности их было гораздо больше) и моей субъективной оценкой по каждому пункту.

И дабы не провоцировать холивар еще раз напомню, что объектом изучения были сайты вендоров, а не сами продукты.