Содержание
| Microsoft Office | |
|---|---|
| Тип | Пакет офисных приложений |
| Разработчик | Microsoft |
| Написана на | C++ [1] |
| Операционная система | Microsoft Windows Windows Phone macOS Android Apple iOS |
| Первый выпуск | 19 ноября 1990 |
| Последняя версия | Microsoft Office 2019( 24 сентября 2018 ) |
| Читаемые форматы файлов | Microsoft Office Theme [d] , Office Open XML , OpenDocument , Rich Text Format и Текстовые данные |
| Состояние | В активной разработке |
| Лицензия | Microsoft EULA |
| Сайт | products.office.com/ru-ru |
| Медиафайлы на Викискладе | |
Microsoft Office — офисный пакет приложений, созданных корпорацией Microsoft для операционных систем Microsoft Windows, Windows Phone, Android, macOS, iOS. В состав этого пакета входит программное обеспечение для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и др. Microsoft Office является сервером OLE-объектов и его функции могут использоваться другими приложениями, а также самими приложениями Microsoft Office. Поддерживает скрипты и макросы, написанные на VBA.
Содержание
Состав Microsoft Office [ править | править код ]
Microsoft Office поставляется в нескольких редакциях. Отличия редакций в составе пакета и цене. Наиболее полная из них содержит:
- Microsoft Word — текстовый процессор. Доступен под Windows, Andro >
Имеется викиучебник по теме «Microsoft Excel»
- Microsoft Excel — табличный процессор. Поддерживает все необходимые функции для создания электронных таблиц любой сложности. Занимает ведущее положение на рынке. Последняя версия использует формат OOXML с расширением «.xlsx», более ранние версии использовали двоичный формат с расширением «.xls». Доступен под Windows и ApplemacOS.
- Схожие по назначению программы: OpenOffice.org Calc, LibreOffice Calc, KSpread, StarOffice, Gnumeric, Corel Quattro Pro и Apple Numbers (только на платформе macOS).
Ранее в Microsoft Office входило приложение Microsoft FrontPage (программа для создания сайтов), однако Microsoft приняла решение исключить это приложение из Office и прекратить его разработку. В Microsoft Office 2007 программа FrontPage была заменена на Microsoft SharePoint Designer.
Также ранее в состав Microsoft Office входил редактор формул Equation Editor 3.0 разработки компании Design Science, который был удалён в январе 2018 года из-за проблем с безопасностью [4] . Пользователям Equation Editor 3.0 рекомендован переход на редактор MathType от того же разработчика.
Версии продукта и их поддержка [ править | править код ]
| Дата выхода | Название/версия | Описание, сведения о поддержке и совместимости с ОС |
| 19.11.1990 | Office 1.0 | |
| 04.03.1991 | Office 1.5 | |
| 08.07.1991 | Office 1.6 | |
| 30.08.1992 | Office 92 (3.0) | Изначально называлась Office 3.0, позже переиздана в качестве Office 92. |
| 17.01.1994 | Office 4.0 | |
| 02.06.1994 | Office 4.3 | Последняя по номеру версии (но не по дате выхода) 16-битная версия пакета. Это также последняя версия, которая поддерживает Windows 3.x / NT 3.1 / NT 3.5 (Windows NT 3.51 поддерживала и содержала Office 97). |
| 03.07.1994 | Office для NT 4.2 | Последняя по дате выхода 16-битная версия пакета. |
| 30.08.1995 | Office 95 (7.0) | Совпал по времени выхода с Windows 95. Работает только на Windows 95 / NT 3.51 и выше. Это была первая версия Microsoft Office, в которой совпадали версии всех основных составляющих продуктов (7.0, последовательно от Word 6.0). |
| 30.12.1996 | Office 97 (8.0) | Впервые издана на CD-ROM-дисках и на 45 3½-дюймовых дискетах), ставшая полностью безопасной только с Service Release 2 (после Y2K). Последняя поддерживаемая версия Windows NT 3.51 на i386 и Alpha. Версии, выпущенные до Microsoft Office 97 (включая Outlook 97), больше не поддерживаются. Расширенная поддержка Office 97 (включая Outlook 98) закончилась 16 января 2004. Выпуск исправлений (hotfix) в рамках основной поддержки прекращён 31 августа 2001 года. |
| 20.06.1998 | Office 97 Powered by Word 98 (8.5) | Были выпущены только в Японии и Корее. Первая версия Outlook 98 во всех изданиях Publisher 98 и в версии Small Business Edition. Это также первая версия Office 97, поддерживающая Windows 98. |
| 27.01.1999 | Office 2000 (9.0) | Последняя версия, которая поддерживает Windows 95. Microsoft Office 2000 — также последняя версия, которая не требует активации продукта и не распространяется на Office Genuine Advantage, хотя в отдельных дистрибутивах и обновлениях Office через интернет-сайт по-прежнему требуется присутствие оригинальных носителей установки обновлений. Базовая поддержка продукта прекращена 30 июля 2004 года. Расширенная поддержка закончилась 14 июля 2009 года. |
| 31.05.2001 | Office XP (10.0) | Последняя поддерживаемая версия Windows 98 / Me / NT 4.0. Улучшена поддержка работы под учётными записями с ограниченными правами в Windows 2000/XP. Базовая поддержка продукта прекращена 11 июля 2006 года. Расширенная поддержка прекращена 12 июля 2011 года. |
| 17.11.2003 | Office 2003 (11.0) | Впервые представляла иконки в стиле Windows XP. Последняя версия, поддерживаемая Windows 2000. Базовая поддержка продукта прекращена 14 апреля 2009. Продажи Office 2003 прекращены 11 января 2010 года в результате патентного разбирательства с компанией i4i [5] . Расширенная поддержка прекращена 8 апреля 2014 [6] . |
| 30.11.2007 | Office 2007 (12.0) | Впервые представлен ленточный интерфейс (Ribbon). Для Office 2007 и дальнейших версий MS Office продолжительность базовой поддержки составляет 5 лет после выпуска продукта или 2 года после выпуска следующей версии продукта (что наступит позднее), расширенная поддержка будет доступна в течение 5 лет после окончания срока базовой поддержки. Office 2007 прекращены 11 января 2010 года в результате патентного разбирательства с компанией i4i [5] . |
| 12.05.2010 | Office 2010 (14.0) | Версия Microsoft Office для Windows XP / Vista / 7 / 8. Последняя версия, поддерживаемая Windows XP / Vista. Базовая поддержка продукта прекращена 15 июля 2015 года. |
| 26.10.2010 | Office 2011 (14.0) | Версия Microsoft Office для macOS. Последняя версия —14.7.7. Поддержка завершена 10 октября 2017 г. |
| 29.01.2013 | Office 2013 (15.0) | Тестирование предварительной технической версии Office 2013 [7] было начато в начале 2012 года. Позже в Интернете появились скриншоты [8] и видео [9] этой версии Office. Как и предполагалось, она включена в состав Windows RT. Разработка данной версии была завершена 12 октября 2012 года. Продажи начались в первом квартале 2013 года. Эта версия Microsoft Office, поддерживаемая Windows 7 / 8 / RT. |
| 23.09.2015 | Office 2016 | Версия Microsoft Office, поддерживаемая Windows 10 / 7 / 8.1, а также macOS. Аппаратная платформа — x86, x86-64 и ARM. Выпуск состоялся 23 сентября 2015 года, при этом версия для macOS стала доступна потребителям в июле 2015 года. Последняя версия, поддерживаемая Windows 7 / 8. Последняя версия — 1804 (16.0.9226.2114) (1 мая 2018 года). |
| 24.09.2018 | Office 2019 | Версия Microsoft Office, поддерживаемая Windows 10, а также macOS. Аппаратная платформа — x86, x86-64 и ARM. Выпуск состоялся 24 сентября 2018 года, при этом версия для macOS стала доступна потребителям в сентябре 2018 года. Последняя версия — 1808 (16.0.10730.20102) (24 сентября 2018 года). |
Office for iPad — текущая версия офисного пакета для Apple iPad, продажи которой начались в марте 2014 года [10] .
Office Online (ранее Office Web Apps) [11] / Office 365 — онлайн версии офисного пакета. Впервые Office Web Apps был показан в октябре 2008 года на конференции PDC 2008 в Лос-Анджелесе. Позволяют пользователям создавать и редактировать файлы, используя облегченные веб-версии приложений Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint, OneNote. Помимо этих приложений в пакет входят Sway, Outlook.com, OneDrive, приложения Люди и Календарь. Office 365 реализует функциональность, схожую с Office Online, но расширен для решения бизнес-задач и, в отличие от последнего, является платным продуктом.
Лицензирование [ править | править код ]
В дополнение к поддержке розничных продаж Microsoft предлагает «Home Use Program» (HUP), предоставляющее сотрудникам организации-участника доступ к домашнему пользованию продуктов Microsoft Office.
Назначение и состав интегрированных офисных пакетов.
В настоящее время наблюдается тенденция к созданию интегрированных пакетов – так называемых «настольных офисов», или офисных систем, которые вмещают в себя возможности текстовых и графических редакторов, средств обработки таблиц и создания презентаций электронной почты и некоторых других программных средств. большого числа различных программ для выполнения в сущности одинаковых операций — создания и обработки данных обусловлены наличием трех основных видов информации: числовой, текстовой, графической. Для хранения информации чаще всего используются базы данных, которые позволяют соединять все эти виды в единое целое. Кроме того, большое развитие получили резервы звуковой и видеоинформации, эти виды информации становятся неотъемлемой частью большинства баз данных, общей отличительной чертой, позволяющей определять набор программ в интегрированный офисный пакет, является единый интерфейс пользователя, общий для всех программ, входящих впакет. Это позволяет использовать схожие приемы при работе с различными приложения ми одного пакета, что уменьшает затраты на обучение пользователя, Главную часть любого офисного пакета составляют следующие программы:
Текстовый редактор; Редактор таблиц; СУБД.
Кроме того, в пакет могут входить и другие программные продукты.
Состав различных интегрированных пакетов офисных программ можно сравнить, рассмотрев таблицу 2.1. В ней приведены сравнительные характеристики нескольких наиболее распространенных на сегодняшний день пакетов программ.
| Выполняемые функции | Офисные системы | |||
| Microsoft Office 2000 ( фирмаMicrosoft) | WordPerfect Office 1000 (фирма Corel) | Smart Suite Millenium Edition (фирма Lotus) | StarOffice (фирма Sun Microsystems) | |
| Обработка текста | Word 2000 | WordPerfect 9 | Lotus Word Pro | Star Office Writer |
| Обработка таблиц | Excel 2000 | Quattro Pro 9 | Lotus 1-2-3 | Star Office Calc |
| Работа с базами данных | Access 2000 | Paradox 9 | Lotus Approach | Star Office Base |
| Подготовка презентаций | PowerPoint 2000 | Corel Presentation 9 | Lotus Freelance Graphics | Star Office Impress |
| Личный информационный менеджер | Outlook 2000 | Corel CENTRAL | Lotus Organizer | Star Office Scheduler |
| Работа с графикой | PhotoDraw 2000 | Отсутствует | Отсутствует | Star Office Chart, Draw, Image |
| Создание и работа с Web-страницами | FrontPage 2000 | Trellix2, NetPerfect | Lotus First Site | Star Office WriterWeb |
Самым популярным из представленных интегрированных пакетов программ для офиса является Microsoft Office 2000 (или его более ранняя версия Microsoft office 97).
Основные составляющие данного программного продукта:
- текстовый редактор Microsoft Word;
- редактор таблиц Microsoft Excel;
Представление данных в виде диаграмм позволяет наглядно представить числовые данные и осуществлять их анализ по нескольким направлениям.
Также необходимо отметить, что вMicrosoft Excel реализованы те же сервисные функции и функции работы с файлами, что и в Microsoft Word. Кроме того, существуют дополнительные функции редактирования, форматирования и представления данных, учитывающие особенности работы с таблицами.
Таким образом, использование программы Microsoft Excel позволяет значительно упростить работу тех специалистов, которым часто приходится иметь дело с табличными данными.
2.3.4. Microsoft Access
Данная программа является системой управления базами данных. Она предоставляет пользователю удобный инструмент для создания и редактирования баз данных различного содержания.
2.3.5. Microsoft Outlook
Данная программа представляет собой личный информационный менеджер, который позволяет управлять данными персонального компьютера. Эта программа основывается на продуктах Microsoft Exchange Client — клиент электронной почты и Microsoft Schedule — персональный менеджер расписаний. Однако она не является просто их новой версией или объединением. По сравнению с указанными программными средствами Microsoft Outlook — это принципиально новый тип приложения, интегрированный персональный информационный менеджер. Программа позволяет удобно организовать данные на персональном компьютере, предоставлять их для совместного пользования и поддерживать связь с другими пользователями.
Применение Microsoft Outlook предоставляет пользователю следующие возможности:
· управление данными личного и служебного характера (сообщениями электронной почты, файлами, сведениями о встречах и пр.);
· организация коллективного использования данных в рамках группы с помощью электронной почты, планирование работы группы, выделение общих папок и пр.;
· подключение использование услугами Интернет;
· настройка Microsoft Outlook программными методами.
Для реализации указанных возможностей в Microsoft Outlook имеются следующие средства управления данными:
- электронная почта (папка «Входящие»);
- персональный календарь;
- личный органайзер (папка «Контакты»);
- дневник;
- заметки:
- файлы;
- общие инструментальные средства.
Таким образом, программа Microsoft Outlook представляет собой удобное и простое в использовании средство управления информационными ресурсами пользователя.
2.3.6. Microsoft Binder
Данная программа предоставляет пользователю возможность собрать в одной папке несколько разнородных документов, относящихся к одной теме или проекту. Так, можно поместить в документ отчет в формате Microsoft Word, несколько таблиц в формате Microsoft Excel, относящихся к данному отчету, и презентацию Microsoft PowerPoint. После этого доступ к объединенным документам значительно упрощается — достаточно просто запустить соответствующий файл Microsoft Binder.
Программа обеспечивает выполнение и других полезных функций. Например, документы, входящие в одну подшивку, можно печатать со сквозной нумерацией. Также возможен вывод единых колонтитулов для нескольких разных документов. Кроме того, Microsoft Binder позволяет в режиме предварительного просмотра пролистать псе документы, входящие в подшивку.
Таким образом, Microsoft Binder является удобным средством для работы с массивами документов различных типов, объединенных единой темой.
Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:
Лучшие изречения: Увлечёшься девушкой-вырастут хвосты, займёшься учебой-вырастут рога 9826 – 
| 7691 – 
или читать все.
78.85.5.224 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.
Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)
очень нужно
2.3.1. Назначение и состав интегрированных офисных пакетов
В настоящее время наблюдается тенденция к созданию интегрированных пакетов — так называемых «настольных офисов», или офисных систем, которые вмещают в себя возможности текстовых и графических редакторов, средств обработки таблиц и создания презентаций, электронной почты и некоторых других программных средств. Наличие большого числа различных программ для выполнения в сущности одинаковых операций — создания и обработки данных обусловлено наличием трех основных видов информации: числовой, текстовой и графической. Для хранения информации чаще всего используются базы данных, которые позволяют соединять все эти виды данных в единое целое. Кроме того, большое развитие получили редакторы звуковой и видеоинформации, эти виды информации становятся неотъемлемой частью большинства баз данных.
Главной отличительной чертой, позволяющей определять набор программ как интегрированный офисный пакет, является единый интерфейс пользователя, общий для всех программ, входящих в пакет. Это позволяет использовать схожие приемы при работе с различными приложениями данного пакета, что уменьшает затраты на обучение пользователя.
Основную часть любого офисного пакета составляют следующие программы:
Кроме того, в пакет могут входить и другие программные продукты.
Состав различных интегрированных пакетов офисных программ можно сравнить, рассмотрев таблицу 2.1. В ней приведены сравнительные характеристики нескольких наиболее распространенных на сегодняшний день пакетов программ.
Microsoft Office 2000 (фирма Microsoft)
WordPerfect Office 1000 (фирма Corel)
StarOffice 5.2 (фирма Sun Microsystems)
Работа с базами данных
Lotus Freelance Graphics
Личный информационный менеджер
Работа с графикой
StarOffice Chart, Draw, Image
Создание и работа с Web-страницами
Trellix2, Net Perfect
StarOffice Writer Web
Самым популярным из представленных интегрированных пакетов программ для офиса является Microsoft Office 2000 (или его более ранняя версия Microsoft Office 97).
Основные составляющие данного программного продукта:
текстовый редактор Microsoft Word;
редактор таблиц Microsoft Excel;
система управления базами данных Microsoft Access;
личный информационный менеджер Microsoft Outlook;
программа Microsoft Binder для работы с подшивками документов;
средство создания презентаций Microsoft PowerPoint. Рассмотрим их подробнее.
Данная программа является текстовым редактором, обеспечивающим пользователю широкие возможности по созданию и редактированию различных документов.
Ввод и последующая правка текста осуществляется непосредственно с клавиатуры в диалоговом режиме. При этом пользователь может использовать большой набор функций данной системы, как то: использование различных шрифтов и форматов текста, возможности переноса части текстаиз одного места в другое (в том числе и в другой текстовый документ), вставка таблиц и других объектов.
Для работы с файлами в Microsoft Word существуют следующие функции:
создание нового файла;
открытие для редактирования уже существующих файлов;
сохранение файлов в различных форматах (в виде документа Word 97, Word 6.0, WordPerfect, текстового файла, файла HTML и пр.);
печать файлов с возможностью предварительного просмотра и установкой желаемых параметров страниц (ширина полей, размеры бумаги и пр.);
возможность просмотра нескольких последних открытых документов;
возможность отправки редактируемого файла по сети через программу Microsoft Outlook или в виде факса.
Редактирование текста осуществляется с помощью следующих функций Microsoft Word:
выделение, копирование и вставка нужного фрагмента текста;
вставка объектов, не являющихся текстом в формате Microsoft Word;
вставка в документ номеров страниц, даты и времени, сносок, специальных символов и пр.;
возможность нахождения, перехода, замены нужного слова текста, строки, раздела, страницы и пр.;
возможность повтора или отмены последнего действия, произведенного с текстом.
Возможности форматирования текста в Microsoft Word позволяют создавать документы различных стилей и назначения. Для этого в программе существуют следующие функции:
изменение параметров шрифта (выбор самого шрифта, его размера, начертания, интервалов между символами и пр.);
изменение параметров абзаца (выбор способа выравнивания текста, установка отступов и междустрочных интервалов, определение положения абзацев на странице);
возможность набора текста в виде различных списков или в несколько колонок;
выбор стиля документа из библиотеки стилей или определение собственного стиля;
изменение цветов фона, шрифта и линий.
Кроме перечисленных возможностей программа предлагает некоторый набор сервисных функций, таких как:
проверка орфографии и грамматики, в том числе фоновая — по мере введения текста;
подбор синонимов слов (пункт меню «Тезаурус»);
расстановка переносов в тексте документа;
определение статистических данных документа (число символов, слов, строк, абзацев, страниц);
работа с макросами и шаблонами документов;
другие сервисные функции.
Также в программе имеется большой набор функций по работе с таблицами и графикой, система помощи (справочная система).
Таким образом, программа Microsoft Word является одним из наиболее удобных средств создания и редактирования текстовых документов.
Данная программа позволяет работать с данными, представленными в виде таблиц или диаграмм. Она находит большое применение при выполнении бухгалтерских, экономических и инженерных расчетов.
Программа Microsoft Excel позволяет реализовывать следующие функции:
создание и редактирование электронных таблиц;
форматирование, оформление и печать таблиц (с возможностью предварительного просмотра);
создание документов, состоящих из нескольких таблиц, в которых применяются одинаковые формулы;
построение и редактирование графических диаграмм;
работа с таблицами как с базами данных (сортировка, выбор данных по запросу);
создание итоговых и сводных таблиц;
статистическая обработка данных;
решение задач типа «что — если» путем подбора параметров;
работа с макросами, изменение настроек среды;
возможность работы совместно с программой Microsoft Outlook для отправки данных по сети.
Следует отметить, что в Microsoft Excel многие функции более усовершенствованы по сравнению с другими редакторами таблиц. Кроме того, существует возможность работы с массивами данных, что обеспечивает гибкость и удобство при работе с таблицами.
Рассмотрим подробнее структуру программной среды Microsoft Excel.
Обрабатываемые этой программой таблицы состоят из столбцов и строк. Строки нумеруются цифрами, а столбцы обозначаются буквами. Место пересечения столбца и строки называется ячейкой. Каждая ячейка имеет свой уникальный адрес, складывающийся из обозначения соответствующих столбца и строки, например ячейка А1, В5, Н9 и т. п.
Электронная таблица может состоять из одного или нескольких листов, которые объединяются в один файл и называются книгой. В книгу также можно поместить и другие документы: лист диаграмм, лист макросов.
Диаграмма является графическим отображением связей между данными электронной таблицы. Она позволяет показать количественное отношение между заданными величинами.
Макрос (или макротаблица) представляет собой последовательность команд, которые пользователь постоянно применяет в работе. Использование макросов позволяет автоматизировать выполнение части операций. Это помогает облегчить и ускорить создание и редактирование таблицы.
Таким образом, Microsoft Excel работает с четырьмя типами документов:
Программа позволяет работать как с отдельными ячейками, так и с группами ячеек, объединенных в блоки. Имена ячеек, входящих в блок разделяются двоеточием. Как правило, ячейки объединяются в блоки для выполнения процедур копирования, удаления, перемещения, вставки и пр.
В ячейки электронной таблицы могут быть введены различные типы данных: текст, цифры и формулы. При этом существуют определенные правила, позволяющие отличать цифровые данные или формулы от текста. Например, для задания некоторой информации как текста она заключается в кавычки.
Формулой в Microsoft Excel является некоторое выражение, состоящее из числовых переменных и арифметических операций. Формула вводится в специальном поле (строка ввода) и всегда начинается со знака равенства ( = ). В качестве переменных в формулу могут также входить адреса ячеек, функции и другие формулы. Например: =В7/С25 или =А4*8. Адреса в формулах используются для обращения к соответствующим ячейкам. Таким образом, введенные один раз значения могут многократно использоваться в различных местах таблицы. Причем при изменении значения некоторой ячейки автоматически произойдут изменения в тех формулах, в которых содержится ссылка на эту ячейку (ее адрес). В ячейке, в которой находится формула, виден только результат вычислений. Сама формула отображается в строке ввода, когда эта ячейка становится активной.
Функциями называются стандартные запрограммированные формулы, которые позволяют выполнять некоторые часто встречающиеся арифметические операции. Например: СУММ(А1 ;А2) — суммирует аргументы, МАКС(В1;В2;ВЗ) — вычисляет максимальное значение, ПОВТОР(текст, число) — повторяет текст заданное число раз, ит. д.
Для наглядности отображения данных электронные таблицы могут сопровождаться графиками или диаграммами. Microsoft Excel включает в себя большой набор функций для работы с графическим представлением данных электронных таблиц. Имеется возможность выбора из 14 различных типов диаграмм. При этом каждый из этих типов имеет несколько разновидностей.
Создавать диаграмму в Microsoft Excel можно с помощью Мастера диаграмм. Эта полезная функция позволяет последовательно, по шагам пройти весь процесс построения диаграмм. При использовании Мастера диаграмм можно просмотреть любой тип диаграммы и выбрать наиболее подходящий для данного случая.
Представление данных в виде диаграмм позволяет наглядно представить числовые данные и осуществлять их анализ по нескольким направлениям.
Также необходимо отметить, что в Microsoft Excel реализованы те же сервисные функции и функции работы с файлами, что и в Microsoft Word. Кроме того, существуют дополнительные функции редактирования, форматирования и представления данных, учитывающие особенности работы с таблицами.
Таким образом, использование программы Microsoft Excel позволяет значительно упростить работу тех специалистов, которым часто приходится иметь дело с табличными данными.
Данная программа является системой управления базами данных. Она предоставляет пользователю удобный инструмент для создания и редактирования баз данных различного содержания.
При работе с Microsoft Access сведения из различных источников объединяются з одной реляционной базе данных.
Программа позволяет работать со следующими типами объектов:
макросы, модули, события.
В окне базы данных можно работать со всеми ее объектами. Для просмотра объектов определенного типа следует выбрать соответствующую вкладку (например, «Таблицы»). С помощью кнопок справа можно открывать и изменять существующие объекты и создавать новые.
В Microsoft Access, прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты, необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.
Таким образом, должны быть пройдены этапы проектирования базы данных:
определение цели создания БД;
определение таблиц, которые должна содержать БД;
определение необходимых в таблицах полей;
задание индивидуального значения каждому полю;
определение связей между таблицами;
обновление структуры БД;
— добавление данных и создание других объектов БД (запросы, макросы и пр.);
—использование средств анализа.
Таблицы. В базе данных, созданной с помощью среды Microsoft Access, сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц между ними устанавливаются связи. Таблица хранит сведения по конкретному вопросу, например, таблица «Товары» содержит данные только о товарах, а таблица «Поставщики» — только о компаниях, поставляющих товары. Для того чтобы данные не дублировались и не происходило ошибок при их выдаче, необходимо распределить данные разного рода по разным таблицам. Данные в таблице организованы в столбцы (называемые полями) и строки (называемые записями).
В режиме таблицы добавляются, редактируются или просматриваются табличные данные. Также имеются функции проверки орфографии и печати табличных данных, фильтрации и сортировки записей. Можно изменить внешний вид таблицы или ее структуру, добавив или удалив столбцы.
В режиме конструктора таблицы можно создать целую таблицу, добавляя новые поля или удаляя и настраивая существующие поля таблицы. Настройка таблиц также производится в режиме конструктора путем добавления или переименования полей, указанием типа данных, определения ключа, установки свойств поля.
Запросы. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, создается запрос. Запросы позволяют обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления. Кроме того, запросы используются в качестве источника данных для форм и отчетов.
Наиболее часто используется запрос на выборку. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке (в виде таблицы).
Для создания запроса следует в режиме конструктора выбрать таблицы или запросы, содержащие нужные данные, и заполнить бланк запроса. Выбранные при этом поля, тип сортировки и условия отбора определяют набор данных, который будет показан в режиме таблицы.
Для создания запросов также можно воспользоваться Мастером запросов.
В Microsoft Access существуют перекрестные запросы, которые вычисляют сумму, среднее значение, число элементов и значения других статистических функций, группируя данные и выводя их в компактном виде, напоминающем электронную таблицу.
Перекрестный запрос создается с помощью соответствующего мастера или в конструкторе запросов. В бланке запроса указывается, значения каких полей будут использоваться в вычислениях или в качестве заголовков строк и столбцов.
Формы. Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет.
Большая часть данных, представленных в форме, берется из таблицы или запроса. Другая информация, не связанная ни с таблицей, ни с запросом (графические элементы, поясняющий текст и пр.), хранится в макете формы.
Для создания связи между формой и записями таблицы, являющейся источником данных формы, используются графические объекты, называемые элементами управления. Чаще всего для отображения и ввода данных используется поле.
Эффективность формы повышается посредством добавления в нее разделов. Формы могут содержать следующие разделы: заголовок, верхний колонтитул, область данных, нижний колонтитул, примечание.
Верхний колонтитул отображается в верхней части каждой страницы, но только при печати или в режиме Предварительного просмотра.
Заголовок формы печатается в верхней части первой страницы и содержит название формы.
Область данных содержит данные из таблиц.
Отчеты. Для анализа данных или распечатки их определенным образом используется отчет. Например, можно создать и напечатать отчет, группирующий данные и вычисляющий итоги, или отчет для распечатки почтовых наклеек.
Отчет — гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать. С помощью отчета имеется возможность вывести необходимые сведения в том виде, в котором требуется. Например, сгруппировать записи по дате исполнения, представить данные на диаграмме, вычислить итоговое значение и пр.
Больше всего сведений в отчете берется из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL (Structured Query Language — структурированный язык запросов), являющихся источниками данных для отчета. Другие.сведения вводятся при разработке отчета. Так, заголовок отчета и заголовки столбцов задаются на макете отчета. Итоговые значения вычисляются также с помощью выражений, которые были заданы на макете отчета.
Для создания связи между отчетом и его исходными данными применяются элементы управления. Ими могут быть поля, содержащие имена или числа, надписи для заголовков, декоративные линии, для графического оформления отчета.
Вся информация в отчете разбивается на разделы, каждый из которых имеет специальное назначение. Эти разделы аналогичны разделам формы. При печати разделы располагаются на страницах в определенном порядке: заголовок отчета, верхний колонтитул, область данных (данные из таблиц), нижний колонтитул, примечание.
В режиме конструктора на экране отображается макет каждого раздела в одном экземпляре. При печати некоторые разделы могут неоднократно повторяться. Элементы управления, такие как надпись и поле, находящиеся в разделе, определяют местоположение информации в отчете.
Отчет с группировкой данных позволяет вычислить итоговые значения для групп, а также представить информацию в удобном для использования виде.
Для группировки записей в отчете необходимо установить свойства в окне «Сортировка и группировка».
В отчете можно создавать до 10 уровней группировки записей. Если данные группируются по нескольким полям или выражениям, то формируется несколько уровней группировки. По первому полю или выражению создается первый и самый приоритетный уровень, по второму — следующий уровень и т. д.
Макросы, модули, события. Макрос — набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, например, открытие форм или’ печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач.
Модулем называется набор объявлений и процедур на языке Visual Basic для приложений, собранных в одну программную единицу. Существует два основных типа модулей: модули класса (модули форм и модули отчетов) и стандартные модули. Последние содержат общие процедуры, не связанные ни с каким объектом. Также они могут содержать часто используемые процедуры, которые могут быть запущены из любого окна базы данных.
Событием называется определенное действие, которое возникает в определенном объекте (или производится над этим объектом). Так к событиям относятся: нажатие кнопки мыши, изменение данных, открытие или закрытие форм и т. д. Обычно события возникают вследствие действий пользователя. С помощью соответствующих процедур обработки события или специального макроса пользователь может определить собственные желаемые отклики на события, происходящие в форме, отчете или элементе управления.
Данная программа представляет собой личный информационный менеджер, который позволяет управлять данными персонального компьютера. Эта программа основывается на продуктах Microsoft Exchange Client — клиент электронной почты и Microsoft Schedule — персональный менеджер расписаний. Однако она не является просто их новой версией или объединением. По сравнению с указанными программными средствами Microsoft Outlook — это принципиально новый тип приложения, интегрированный персональный информационный менеджер. Программа позволяет удобно организовать данные на персональном компьютере, предоставлять их для совместного пользования и поддерживать связь с другими пользователями.
Применение Microsoft Outlook предоставляет пользователю следующие возможности:
управление данными личного и служебного характера (сообщениями электронной почты, файлами, сведениями о встречах и пр.);
организация коллективного использования данных в рамках группы с помощью электронной почты, планирование работы группы, выделение общих папок и пр.;
подключение и пользование услугами Интернет;
настройка Microsoft Outlook программными методами.
Для реализации указанных возможностей в Microsoft Outlook имеются следующие средства управления данными:
