Содержание
Бывают ситуации, когда приходится отправлять сообщения группе людей. Для того чтобы не добавлять каждый раз одних и тех же людей в список получателей в Outlook есть возможность автоматизировать данный процесс.
В Outlook 2007 автоматическая рассылка называлась списком рассылки (анг. mailing list). В Outlook 2010 механизм автоматической рассылки значительно упростился и стал называться как «Создание и изменение Групп контактов».
Теперь переходим непосредственно к созданию группы контактов. Открыв Outlook 2010, выбираем представление «Контакты» и жмем на «Главная». Выбираем пункт «Создать группу контактов» (рис.1)
В поле «Имя» вводим название группы, к которой будем применять автоматическую рассылку и выбираем пункт «Добавить участников».
Выбираем способ, с помощью которого будем добавлять участников Группы контактов: из контактов Outlook, из имеющейся адресной книги, путем создания нового контакта. В нашем примере это добавление контактов из Outlook.
В открывшемся окне выделяем контакт, который хотим добавить в Группу контактов и жмем на «Участники». После чего не забываем нажать на «Сохранить и закрыть» (рис.2).
Проверяем правильность наших действий. Создаем новое сообщение. В поле «Кому…» пишем имя созданной нами Группы контактов. Если необходимо убрать из списка рассылки некоторые контакты, то в поле «Кому…» сообщения щелкните значок «плюс» (+) рядом с именем списка рассылки, чтобы увидеть его содержимое, а потом удалите имена людей, которым не нужно посылать сообщение (рис.3).
Если у Вас достаточно часто возникает необходимость отправки сообщений, например ознакомительного характера при рассылке информации зарегистрированным пользователям веб-сайта, то нет необходимости каждый раз вручную выбирать адресатов из адресной книги. Для того, чтобы Вы могли тратить меньше времени на рассылку сообщений в Microsoft Outlook 2013 есть возможность создания группы контактов и в дальнейшем при отправке сообщений Вам будет достаточно выбрать необходимую группа, а список адресатов будет добавлен автоматически. В этой пошаговой инструкции с фотографиями я покажу Вам, как создать группу контактов в Microsoft Outlook 2013.
Пошаговая инструкция
Начинаем с двойного щелчка по ярлыку программы.
Далее перейдите в раздел «Люди» и щелкните «Создать группу контактов».
Следующим шагом в строке «Имя» ведите название группы.
Нажмите кнопку «Добавить участников», затем выберите источник контактов для создания группы.
Для включения в группу поочередно дважды кликните левой кнопкой мыши по необходимому контакту. После добавления всех контактов нажмите «Ок».
Контакты добавлены в группу. Теперь нажмите кнопку «Сохранить и закрыть». Если информация помогла Вам – жмите Спасибо!
Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .
Использование группы контактов (ранее — «список рассылки») для отправки сообщения электронной почты нескольким людям — группы проекта, комиссия или даже просто группой друзей — без необходимости для добавления каждого имени Кому, копия или СК строки по отдельности.
Сведения о группах контактов в Outlook для Mac см. в статье Создание списка рассылки или группы контактов в Outlook для Mac.
На панели навигации выберите представление Люди.
Примечание: Можно найти людей в одном из двух расположений на панели навигации.
Если вы используете compact панель навигации, щелкните значок пользователей.
Если вы используете развернутая панель навигации, щелкните слово люди.
В разделе Мои контакты выберите папку, которую вы хотите сохранить в группу контактов. Как правило будет предложено выбрать Контакты.
На ленте выберите Создать группу контактов.
Присвойте имя группы контактов.
выберите Добавить участников, а затем добавьте людей из своей адресной книги или списка контактов;
Примечание: Чтобы добавить участника, которого нет в адресной книге или в контактах, выберите Новый контакт электронной почты.
Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
Сведения о том, как использовать новую группу контактов, см. в статье Отправка сообщения электронной почты группе контактов.
Допустим, вы часто отправляете сообщения электронной почты одной и той же группе людей. В таком случае можно создать группу контактов (ранее — "список рассылки"), включающую всех получателей, с помощью ранее отправленного им сообщения. Когда в следующий раз вам понадобится отправить этим пользователям сообщение или назначить с ними собрание, вы можете добавить группу контактов в строку Кому в сообщении, а не добавлять каждого человека отдельно.
Откройте сообщение, отправленное группе людей, которых вы хотите включить в группу контактов.
В поле Кому или Копия выделите с помощью мыши все имена.
Щелкните выделенный фрагмент правой кнопкой мыши и выберите Копировать или нажмите клавиши CTRL+C.
В главном окне приложения Outlook (не в открытом сообщении электронной почты) выберите люди на панели навигации
Нажмите кнопку Создать группу контактов.
Введите имя группы контактов, например Спецпроекты.
Нажмите кнопку Добавить участников и выберите пункт Из контактов Outlook.
В открывшемся окне щелкните правой кнопкой мыши поле Участники и выберите Вставить или нажмите клавиши CTRL+V.
Нажмите кнопку ОК.
Люди из сообщения электронной почты будут отображаться в виде списка участников вашей группы контактов.
Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
Группы контактов отображаются в списке контактов наряду с отдельными людьми. Их можно различить по значкам слева от имен в представлении списка. Возле отдельных контактов отображается значок карточки, а возле групп контактов — значок людей.
Наконец, в дальнейшем вы можете в любой момент добавить или удалить людей из группы контактов.
Если у вас много деловых или личных контактов, хранящихся в таблице Excel, можно импортировать их непосредственно в приложение Outlook.
Затем можно создать группу контактов (прежнее название — называется «список рассылки») с помощью импортировать данные.
К сожалению Вы не сможете импортировать список контактов из Excel непосредственно в список рассылки, но можно импортировать контакты в папке Контакты, а затем создать список рассылки из этих контактов с помощью инструкций выше.
Подробнее об импорте контактов из Excel: Импорт контактов в Outlook.
Дополнительные сведения
Создание группы контактов
Создание группы контактов с новыми именами или добавить имена из адресной книги
Выберите представление "Контакты" и на вкладке Главная в группе Создать щелкните Создать контакт.
В поле Имя введите имя группы контактов.
На вкладке Группа контактов в группе Участники нажмите кнопку Добавить участников, а затем выберите вариант Из контактов Outlook, Из адресной книги или Создать контакт электронной почты.
При добавлении нового контакта электронной почты введите сведения о нем в диалоговом окне Добавление новой записи.
При добавлении пользователя из контактов Outlook или из адресной книги выполните следующие действия:
В раскрывающемся списке Адресная книга выберите адресную книгу, содержащую адреса электронной почты, которые вы хотите включить в группу контактов.
Выберите нужные имена в списке и нажмите кнопку Участники. В одну группу контактов можно добавлять имена из разных адресных книг.
Выполните эти действия для каждого человека, которого вы хотите добавить в группу контактов, а затем нажмите кнопку ОК.
Группа контактов сохраняется в папке Контакты под присвоенным ей именем.
Создание группы контактов путем копирования имен из сообщения электронной почты
В сообщении, из которого вы хотите скопировать имена, выберите имена в поле Кому или Копия.
Щелкните выделенный фрагмент правой кнопкой мыши и выберите Копировать.
В представлении "Почта" на вкладке Главная в группе Создать выберите пункты Создать элемент, Другие элементы и Группа контактов.
В поле Имя введите имя группы контактов.
На вкладке Группа контактов в группе Участники нажмите кнопку Добавить участников, а затем выберите вариант Из контактов Outlook или Из адресной книги.
Щелкните правой кнопкой мыши в поле Участники, расположенном в нижней части диалогового окна Выбор участников, и щелкните Вставить.
Примечание: Участник, добавляемый в группу контактов, может отсутствовать в адресной книге. Его имя и адрес электронной почты включаются при копировании и вставке из сообщения электронной почты.
Если вы получили сообщение, которое содержит нужную вам группу контактов, сохраните ее в список контактов.
Откройте сообщение электронной почты, содержащее группу контактов.
В поле Кому или Копия щелкните правой кнопкой мыши группу контактов и выберите команду Добавить в контакты Outlook.
Дополнительные сведения
Создание списка рассылки
Списки рассылки по умолчанию хранятся в папке Контакты. Если вы используете учетную запись Microsoft Exchange, TE000127764 может содержать глобальные списки рассылки, которые доступны для всех пользователей сети. Личные списки рассылки, которые вы создаете в своей папке Контакты, доступны только вам, но вы можете отправить их другим пользователям.
Сколько имен можно добавить в список рассылки?
Максимальное количество имен, которые можно добавить в список рассылки, зависит от размера файлов контактов. Четких правил нет, но обычно список рассылки может содержать 50–70 имен и адресов электронной почты. При минимальном размере файлов контактов количество адресов может достигать 125 (включая другие списки рассылки).
Дополнительные сведения см. в статье базы знаний.
Выполните одно из следующих действий:
Создание списка рассылки с использованием имен из адресной книги
В меню Файл наведите указатель на кнопку Создать и выберите Список рассылки.
В поле Имя введите название списка рассылки (например, "Одноклассники").
На вкладке Список рассылки нажмите кнопку Выбор участников.
В раскрывающемся списке Адресная книга выберите адресную книгу, содержащую адреса электронной почты, которые вы хотите включить в список рассылки.
В поле Поиск введите нужное имя. Когда оно появится ниже, щелкните его и нажмите кнопку Участники.
Выполните эти действия для каждого человека, которого вы хотите добавить в список рассылки, а затем нажмите кнопку ОК.
Если вы хотите добавить подробное описание списка рассылки, на вкладке Список рассылки щелкните Заметки и введите текст.
Список рассылки сохраняется в папке Контакты под присвоенным ему именем.
Создание списка рассылки путем копирования имен из сообщения электронной почты
В сообщении, из которого вы хотите скопировать имена, выберите имена в поле Кому или Копия.
Щелкните имена правой кнопкой мыши, а затем в контекстном меню выберите команду Копировать.
Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем в группе Создать элемент Outlook щелкните Список рассылки.
На вкладке Список рассылки в группе Участники нажмите кнопку Выбор участников.
Щелкните правой кнопкой мыши в поле Участники, расположенном в нижней части диалогового окна Выбор участников, и щелкните Вставить.
Примечание: Участник, добавляемый в список рассылки, может отсутствовать в адресной книге. Его имя и адрес электронной почты включаются при копировании и вставке из сообщения электронной почты.
Нажмите кнопку ОК.
В поле Имя введите имя списка рассылки.
На вкладке Список рассылки в группе Действия нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
Списки рассылки по умолчанию хранятся в папке Контакты. Если вы получили список рассылки от другого пользователя, вы можете сохранить его в контакты.
Откройте сообщение электронной почты, содержащее список рассылки.
В заголовке сообщения щелкните правой кнопкой мыши список рассылки и выберите в контекстном меню команду Добавить в контакты Outlook.