Содержание
Автор: Загребельный Владимир Леонидович (редакция Дмитрий)
Опубликована: 07.11.2012
Популярность= 269 ( +257 / -12 )
В статье рассматривается подключение надстройки Excel для преобразования числа в пропись и вставка функции в свободную ячейку. |
Вступление
– вот здесь нужно написать сумму прописью.
– Вы в своем уме? Как я Вам цифры буквами напишу?
Несмотря на всю анекдотичность ситуации, довольно часто нам приходится писать «сумму прописью». Иногда, особенно в различных бухгалтерских документах, это – необходимое правило их заполнения.
Общая информация
Для такого случая существует надстройка (программный модуль, написанный сторонними разработчиками) в программе Excel, офисного пакета от компании Microsoft, которая и выполняет эту функцию – переводит значение из числовой формы в буквенную. В сети Интернет можно без проблем найти и скачать соответствующий файл. Причем, это – совершенно бесплатный модуль к программе, и уже существуют надстройки, которые пишут «число прописью» не только на русском, но и на украинском и на английском языках.
Настройка Excel
Файл надстройки (Внимание, «наДстройка» и «настройка» – это разные понятия!) является макросом и имеет расширение .xla. Соответственно, в настройках программы Excel необходимо разрешить использование макросов.
В Excel 2003 это можно сделать через меню «Сервис->параметры». На вкладке «Безопасность» нажимаем кнопку «безопасность макросов» и устанавливаем средний уровень безопасности. Несмотря на многочисленные предупреждения системы, разрешение макросов не так опасно, как об этом говорят на каждом шагу – просто нужно внимательно относиться к использованию различных скриптов, написанных сторонними разработчиками для приложений Microsoft Office.
В Excel 2007 макросы можно включить, если зайти в параметры Excel (Круглая кнопка «Офис»->Параметры Excel).
Слева выбираем пункт «Центр управление безопасностью». В настройках безопасности нажмите на кнопку «Параметры центра управления безопасностью».
В окне безопасности слева выбираем пункт «Параметры макросов», а в середине устанавливаем позицию «Включить все макросы». Нажимаем «ОК» во всех окнах параметров программы Excel.
Далее вам понадобится сам файл надстройки с преобразованием числа в пропись.(Скачать файл Num2Text).
Полученный файл надстройки, необходимо поместить в папку с дополнительными «библиотеками» Microsoft Office. В различных версиях офисного пакета расположение подобных «библиотек» немного различается, но общий смысл остается тем же – все они помещаются в папку «Library». В Excel 2003 полный путь к папке – «C:Program FilesMicrosoft OfficeOFFICE11Library», в Excel 2007 полный путь к папке – «C:Program FilesMicrosoft OfficeOFFICE12Library». Обратите внимание, в этой папке уже могут быть другие файлы с расширением «xla».
После того, как поместили программный модуль в необходимое место, нужно «включить» работу этой надстройки в программе Excel.
В Excel 2003 это делается через меню «Сервис – Надстройки…». Отмечаем здесь появившуюся, доступную нам, новую надстройку. Как сказано выше, в Сети существует несколько различных программных модулей, выполняющих функцию перевода числовых значений в буквенные – просто, они написаны разными людьми. В нашем случае, надстройка называется «Num2Text». Отмечаем ее «галочкой» и нажимаем «ОК».
В Excel 2007 сначала открываем параметры программы (Круглая кнопка «Офис»->Параметры Excel). В левой части окна параметров следует выбрать пункт «Надстройки», а в правой части нажать на кнопку «Перейти…», при выбранном пункте «Надстройки Excel» в поле «Управление».
Откроется окно со списком надстроек. Отметьте галочкой нужную (в данном случае Num2Text) и нажмите кнопку «ОК».
Теперь Excel оснащен дополнительной «недокументированной» функцией перевода числовых значений в буквенные.
Использование функции
Щелкаем левой кнопкой мыши по нужной ячейке – там, где и должна быть «сумма прописью». Затем, различными способами – кому как удобно, (смотрите скриншоты) выбираем «вставить функцию».
Вставка функции в Excel 2003.
Вставка функции в Excel 2007.
После предварительно проведенных настроек Excel, кроме стандартно доступных функций, появилась группа новых – «определенные пользователем». Вот в этой группе и находим «Сумма прописью» и снова нажимаем «ОК».
Далее, возможны три варианта: ввести число в ячейке «Сумма», ввести координаты ячейки с написанным там числом, указать ячейку с исходным числом мышью.
Рассмотрим третий вариант, так как он очень удобен. В окне «Аргументы функции» в поле «Сумма» нажимаем на значок таблицы, окно свернется.
Выделяем мышью нужную ячейку с числом и снова нажимаем на значок таблицы в свернутом окне аргументов.
Поле «Сумма» заполнится координатами исходной ячейки с числом. Координаты могут быть как в абсолютном выражении, так и в относительном (на рисунке ниже в относительном). Нажимаем кнопку «ОК» в окне аргументов функции.
В ячейке, где вставлена функция преобразования числа в пропись, отобразится текст. Меняя число в исходной ячейке, Вы автоматически изменяете значение «прописью» в другой.
Итоги
Как видно из примера, реализация такой, часто используемой в бухгалтерии, задачи как перевод числового значения в буквенное, на практике решается довольно просто и быстро – необходима минимальная настройка Excel и определенный программный модуль, который можно получить из сети Интернет.
При заполнении различных финансовых документов часто требуется прописать сумму не только числом, но и прописью. Конечно, это занимает гораздо больше времени, чем обычное написание с помощью цифр. Если подобным образом нужно заполнить не одно, а много документов, то временные потери становятся огромными. Кроме того, именно в записи суммы прописью наиболее часто встречаются грамматические ошибки. Давайте выясним, как сделать так, чтобы числа прописью вносились автоматически.
Использование надстройки
В Эксель нет встроенного инструмента, который бы помогал автоматически переводить цифры в слова. Поэтому для решения поставленной задачи используют специальные надстройки.
Одной из самых удобных является надстройка NUM2TEXT. Она позволяет поменять цифры на буквы через Мастер функций.
- Открываем программу Excel и переходим во вкладку «Файл».
Перемещаемся в раздел «Параметры».
В активном окне параметров переходим в раздел «Надстройки».
Открывается небольшое окно надстроек Excel. Жмем на кнопку «Обзор…».
В открывшемся окне ищем предварительно скачанный и сохраненный на жесткий диск компьютера файл надстройки NUM2TEXT.xla. Выделяем его и жмем на кнопку «OK».
Мы видим, что данный элемент появился среди доступных надстроек. Ставим галочку около пункта NUM2TEXT и жмем на кнопку «OK».
Запускается Мастер функций. В полном алфавитном перечне функций ищем запись «Сумма_прописью». Её раньше не было, но она появилась тут после установки надстройки. Выделяем эту функцию. Жмем на кнопку «OK».
Отрывается окно аргументов функции Сумма_прописью. Оно содержит только одно поле «Сумма». Сюда можно записать обычное число. Оно в выделенной ячейке отобразиться в формате записанной прописью денежной суммы в рублях и копейках.
Можно в поле занести адрес любой ячейки. Это делается либо путем ручной записи координат этой ячейки, либо простым кликом по ней в то время, когда курсор находится в поле параметра «Сумма». Жмем на кнопку «OK».
Функцию можно также записать и вручную без вызова мастера функций. Она имеет синтаксис Сумма_прописью(сумма) или Сумма_прописью(координаты_ячейки). Таким образом, если вы в ячейке запишите формулу =Сумма_прописью(5) , то после нажатия кнопки ENTER в этой ячейке отобразиться надпись «Пять рублей 00 копеек».
Если вы введете в ячейку формулу =Сумма_прописью(A2) , то в таком случае, любое число, внесенное в ячейку A2 будет отображаться тут денежной суммой прописью.
Как видим, несмотря на то, что в Excel нет встроенного инструмента для преобразования чисел в сумму прописью, эту возможность можно довольно легко получить, просто установив необходимую надстройку в программу.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
Очень распространенная задача написать числа прописью в Excel. Встроенной функции пока еще в Excel нет, поэтому мы можем создать пользовательскую функцию, которая и будет заменять цифры, числа текстом.
Как правило, это требуется в торговле, бухгалтерском учете и других сферах, где производятся расчеты с денежными средствами. Обычно необходимо перевести сумму в рублях и копейках прописью, как на картинке (первый пример).
Сумма в рублях, долларах или евро с копейками прописью
Допустим, мы делаем какие-то расчеты в таблице и получаем итоговую сумму в рублях 1526,23
Нам необходимо прописать эту цифру в рублях и желательно указать так же и копейки. Для этого создадим специальную универсальную пользовательскую функцию, которая будет выглядеть следующим образом
Propis ( Amount ; Money ; lang ; Prec )
Amount — это ссылка на ячейку с числом
Money — тут указывается вид валюты, можно указать рубли, доллары и евро ( «RUB» , «USD» , «EUR» ) — валюта обязательно указывается в кавычках.
lang — это язык на котором необходимо вывести сумму, доступно два языка английский и русский ( «EN» , «RU» ) — так же указываем в кавычках
Prec — показывать ( 1 ) или не показывать ( 0 ) дробную часть
Таким образом, вы сможете прописать сумму в рублях, долларах или евро прописью русскими или английскими буквами вместе с дробной частью, при этом в зависимости от числа будет вставляться правильное окончание, например 2 рубля, 8 рублей, 1 рубль и так далее.
Чтобы создать пользовательскую функцию Propis, необходимо скопировать код, указанный ниже, далее нажмите ALT+F11, чтобы открыть VBA, добавьте новый пустой модуль через меню Insert — Module и вставьте туда скопированный код
Макрос пользовательской функции суммы прописью
Итак, функция создана, чтобы воспользоваться ей, просто введите ячейке Propis с нужными аргументами, например, если нам необходимо прописать сумму прописью в рублях с копейками и на русском языке, то формула будет выглядеть следующим образом.
Числа прописью с копейками заглавными или строчными буквами в Excel
Вот код VBA для пользовательской функции. Отображение суммы прописью с копейками и выбором первой заглавной или строчной буквы
- Без копеек (1), с копейками (0)
- Копейки прописью (1), числом (0)
- Начинать прописью (0), заглавной (1)
Вот как используется функция
- Данная функция будет работать с числами от 0 до 99 999 999
- Перед копирование кода переключите раскладку клавиатуры на русский язык (для корректного копирования русского текста)
- Код VBA необходимо вставлять во все файлы (Книги Excel), где вы хотите, чтобы она работала
- После вставки код, необходимо сохранить файл с поддержкой макросов xlsm (в Excel, начиная с 2007 версии)
- Функцию можно либо набирать в ручную, либо, если вы забыли как она пишется, через мастер функций (кнопка fx в строке формул, категория Определенные пользователем)