Сегодня мы с вами рассмотрим весьма распространённую ситуацию, возникающую в работе экономиста связанную с анализом данных.
Как правило, экономисту поручают проведение всевозможных видов анализа на основании бухгалтерских данных, группировку их специальным образом, получение дополнительных срезов, отличающихся от имеющихся бухгалтерских аналитик и т.д.
Речь здесь уже идет о преобразовании данных бухгалтерского учета в данные управленческого учета. Мы не будем говорить о необходимости сближения бухгалтерского и управленческого учета, или, по крайней мере, получения нужных срезов и аналитик в имеющихся учетных программах в автоматическом режиме. К сожалению, зачастую экономисту приходиться «перелопачивать» огромные объемы информации вручную.
И здесь, очень многое зависит, насколько эффективно организована работа, насколько экономист владеет своим основным прикладным инструментом – программой Excel, знает ее возможности и эффективные приемы обработки информации. Ведь одну и туже задачу можно решать разными способами, затрачивая разное количество времени и усилий.
Рассмотрим конкретную ситуацию. Вам нужно подготовить отчёт в разрезе, который нельзя получить в бухгалтерской программе. Вы выгрузили в Excel отчет по проводкам (оборотно-сальдовую ведомость, карточку счета и т.д. – не суть важно) и видите, что для нормальной фильтрации данных или создания сводной таблицы для анализа данных у вас не хватает одного признака (аналитики, разреза, субконто и т.д.).
Критически взглянув на таблицу, вы видите, что необходимый вам признак операции находиться тут же в таблице, но не в отдельной ячейке, а внутри текста. Например, код филиала в наименовании документа. А вам как раз надо подготовить отчет по поставщикам в разрезе филиалов, т.е. по двум признакам, один из которых отсутствует в приемлемом для дальнейшей обработки информации виде.
Если в таблице находиться десять операций, то проще проставить признак вручную в соседнем столбце, однако если записей несколько тысяч, то это уже проблематично.
Вся трудность, в том чтобы извлечь код из текстовой строки.
Возможна ситуация, когда этот код находиться всегда в начале текстовой строки или всегда в конце.
В этом случае, мы можем извлекать код или часть текста при помощи функций ЛЕВСИМВ и ПРАВСИМВ, которые возвращают заданное количество знаков соответственно с начала строки или с конца строки.
Текст – обязательный аргумент. Текстовая строка, содержащая символы, которые требуется извлечь.
Количество_знаков — необязательный аргумент. Количество символов, извлекаемых функцией ЛЕВСИМВ (ПРАВСИМВ).
«Количество_знаков» должно быть больше нуля или равно ему. Если «количество_знаков» превышает длину текста, функция ЛЕВСИМВ (ПРАВСИМВ) возвращает весь текст. Если значение «количество_знаков» опущено, оно считается равным 1.
Зная количество знаков, которые содержит код, мы легко извлечем необходимые символы.
Сложнее если нужные нам символы находятся в середине текста.
Извлечь число, текст, код и т.д. из середины текстовой строки может функция ПСТР, возвращает заданное число знаков из строки текста, начиная с указанной позиции.
=ПСТР(текст; начальная_позиция; количество_знаков)
Текст – обязательный аргумент. Текстовая строка, содержащая символы, которые требуется извлечь.
Начальная_позиция – обязательный аргумент. Позиция первого знака, извлекаемого из текста. Первый знак в тексте имеет начальную позицию 1 и так далее.
Количество_знаков – обязательный аргумент. Указывает, сколько знаков должна вернуть функция ПСТР.
Самый простой случай – если код находиться на одном и том же месте от начала строки. Например, у нас наименование документа начинается всегда одинаково «Поступление товаров и услуг ХХ ….»
Наш признак «ХХ» — код филиала начинается с 29 знака и имеет 2 знака в своем составе.
В нашем случае формула будет иметь вид:
Однако не всегда все так безоблачно. Предположим, мы не можем со 100% уверенностью сказать, что наименование документа у нас во всех строках будет начинаться одинаково, но мы точно знаем, что признак филиала закодирован в номере документа следующим образом:
Первый символ – первая буква в наименовании филиала, второй символ – это буква Ф (филиал) и далее следует пять нулей «00000». Причем меняется только первый символ — первая буква наименования филиала.
Обладая такими существенными знаниями, мы можем смело использовать функцию ПОИСК, которая находит нужный нам текст в текстовой строке и возвращают начальную позицию нужного нам текста внутри всей текстовой строки.
=ПОИСК(искомый_текст; текст_для_поиска; [нач_позиция])
Искомый_текст – обязательный аргумент. Текст, который требуется найти.
Просматриваемый_текст – обязательный аргумент. Текст, в котором нужно найти значение аргумента искомый_текст.
Нач_позиция – необязательный аргумент. Номер знака в аргументе просматриваемый_текст, с которого следует начать поиск.
Функция ПОИСК не учитывает регистр. Если требуется учитывать регистр, используйте функцию НАЙТИ.
В аргументе искомый_текст можно использовать подстановочные знаки: вопросительный знак (?) и звездочку (*). Вопросительный знак соответствует любому знаку, звездочка — любой последовательности знаков. Если требуется найти вопросительный знак или звездочку, введите перед ним тильду (
Обозначив меняющийся первый символ знаком вопроса (?), мы можем записать итоговую формулу для выделения кода филиала в таком виде:
Эта формула определяет начальную позицию кода филиала в наименовании документа, а затем возвращает два знака кода, начиная с найденной позиции.
В результате, мы получим в отдельном столбце код филиала, который сможем использовать как признак для фильтрации, сортировки или создания сводной таблицы.
Извлечение части текста – самая распространенная задача при работе с текстом в Excel. Часто к этой задаче и сводится вся работа над текстом. Чтобы получить часть символов из строки, нужно владеть функциями поиска, удаления лишних символов, определения длины строки и др.
Для получения части текста, в Эксель есть 3 функции:
- ЛЕВСИМВ(Строка; Количество_символов) – выводит заданное количество символов с левого края. Например, =ЛЕВСИМВ(А1;10) выведет 10 первых символов строки в ячейке А1 . Функция имеет 2 обязательных аргумента – Строка-источник и количество выводимых символов;
Функция ЛЕВСИМВ в Эксель
- ПРАВСИМВ(Строка; Количество_символов) – функция схожа с предыдущей, она выводит заданное количество символов справа. То есть, =ПРАВСИМВ(А1;10) в результате выдаст 10 последних символов из строки А1 .
Функция ПРАВСИМВ в Excel
- ПСТР(Строка; Начальный_символ; Количество символов) – выбирает из текста нужное количество знаков, начиная с заданного. Например, =ПСТР(А1;5;3) выведет 3 символа начиная с 5-го (5-7 символы строки).
Функция ПСТР в Эксель
Все эти функции в подсчёте количества символов учитывают лишние пробелы, непечатаемые символы, поэтому рекомендую сначала очистить текст от лишних знаков.
Функции ЛЕВИСМВ, ПРАВСИМВ, ПСТР – это простой и мощный инструмент, если используется в комбинации с другими текстовыми функциями. Вы увидите это в уроке-практикуме по строчным функциям.
А следующий пост мы посвятим поиску нужного текста в строке. Заходите и читайте. Только хорошее владение функциями позволит вам эффективно выполнять задачи в Microsoft Excel!
Если вы еще не прочли посты о написании формул и применении функций – обязательно это сделайте, без них изучение функций Excel будет сложнее и дольше!
Выделяем ячейки, содержащие искомый текст. Рассмотрим разные варианты: выделение ячеек, содержащих значения в точности совпадающих с искомым текстом; выделение ячеек, которые содержат искомый текст в начале, в конце или середине строки. Также научимся выделять ячейку, в случае если ее значение совпадает с одним из нескольких заданных значений.
Эта статья создана для пользователей, уже уверенно применяющих Условное форматирование. Для тех, кто только начинает использовать этот инструмент, рекомендуется ознакомиться с базовой статьей по этой теме Условное форматирование в MS EXCEL.
Исходная таблица с текстовыми значениями
Пусть в диапазоне А9:A17 имеется список с перечнем инструментов (см. файл примера ). Список содержит как ячейки с одним словом, так и текстовые строки (несколько строк, разделенных пробелами).
Задача 1 (поиск значений в списке, совпадающих с единственным критерием)
Выделим ячейки, содержащих значения, удовлетворяющих 1 критерию (без учета РЕгиСТра). Критерий введем в ячейку B6. Кроме того, зададим 4 Типа поиска:
- Точно совпадает (выделение ячеек, содержащих значения в точности совпадающих с искомым текстом);
- Содержит (выделение ячеек, которые содержат искомый текст в начале, в конце или середине строки);
- Начинается (выделение ячеек, которые содержат искомый текст в начале строки);
- Заканчивается (выделение ячеек, которые содержат искомый текст в конце строки).
В качестве примера Критерия используем текст «Дрель», который введем в ячейку B6. Естественно, для критерия можно использовать любой другой текст.
Решение
Выбор Типа поиска организуем с помощью Элементов управления формы Группа и Переключатель. Свяжем все Переключатели с ячейкой B9. Теперь при выборе Типа поиска Точно совпадает в этой ячейке будет содержаться число 1, при выборе Содержит – 2, Начинается – 3, Заканчивается – 4 (см. файл примера Лист 1 критерий (текст)).
Настроим Условное форматирование для выделения ячеек, удовлетворяющих критерию. Для этого:
- выделите ячейки, в которые введен перечень инструментов (А9:A17);
- вызовите инструмент Условное форматирование ( Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Создать правило )
- выберите Использовать формулу для определения форматируемых ячеек;
- в поле «Форматировать значения, для которых следующая формула является истинной» введите =ВЫБОР($B$9;$A$6=A9;ПОИСК($A$6;A9);ПОИСК($A$6;A9)=1;$A$6=ПРАВСИМВ(A9;ДЛСТР($A$6)))
- выберите требуемый формат, например, красный цвет фона .
Если в качестве примера Критерия используется текст «Дрель», а Тип поиска выбран Точно совпадает (1), то красным фоном выделится только ячейка A14, содержащая значение в точности совпадающее с искомым текстом.
Разберем работу формулы из вышеуказанного правила Условного форматирования.
Функция ВЫБОР() позволяет в одной формуле совместить 4 формулы для всех Типов поиска:
- Точно совпадает: $A$6=A9 ;
- Содержит: ПОИСК($A$6;A9) ;
- Начинается: ПОИСК($A$6;A9)=1 ;
- Заканчивается: $A$6=ПРАВСИМВ(A9;ДЛСТР($A$6)) .
В зависимости от значения в ячейке B9, связанной с Переключателями, функция ВЫБОР() возвращает соответствующую формулу.
Функция ПОИСК() пытается найти первое вхождение Критерия в каждом значении перечня и, в случае успеха, возвращает начальную позицию найденного значения. В противном случае возвращается ошибка #ЗНАЧ!
Формула ПОИСК($A$6;A9) возвращает номер позиции текстовой строки из ячейки А9, с которой начинается текст, указанный в критерии (если он найден).
Например, для ячейки А14 формула ПОИСК($A$6;A14) вернет 1, а для А15 формула ПОИСК($A$6;A15) вернет 8 и обе ячейки будут выделены. Если в ячейке не содержится искомый текст, то формула возвращает ошибку и ячейка не выделяется.
Примечание : Обратите внимание, что будет выделена ячейка со словом Мотодрель, как ячейка содержащая критерий. Но, если нужно найти ячейки содержащие слово Дрель (т.е. текст, отделенный от других слов пробелами), то нужно обратиться к решению Задачи 2 (см. ниже).
Формула $A$6=ПРАВСИМВ(A9;ДЛСТР($A$6)) возвращает правую часть каждого значения перечня длиной равной критерию, т.е. в нашем случае 5 (т.к. в критерии "Дрель" 5 букв), а затем сравнивает ее с критерием. Если оба выражения совпадают, то это означает, что значение перечня заканчивается на текст, указанный в Критерии.
Примечание : Обратите внимание, что будет выделена ячейка со словом Мотодрель, как ячейка заканчивающаяся на критерий. Но, если нужно найти ячейки содержащие слово Дрель (т.е. текст, отделенный от других слов пробелами), то нужно обратиться к решению Задачи 2 (см. ниже).
Если критерий содержится в начале текстовой строки, то ПОИСК() вернет 1. Следовательно, формула ПОИСК($A$6;A9)=1 вернет ИСТИНА только для ячеек начинающихся с искомого текста.
