Виды систем электронного документооборота

В настоящее время существует немало подходов к решению проблем управления электронным документооборотом. Кроме так называемых универсальных систем электронного документооборота (EDMS) решить задачу управления документами можно при помощи следующих основных видов программных средств:

· средств групповой работы (типа ПО Lotus Notes, Novell GroupWise и MS Exchange);

· систем управления особыми видами документов (в частности, PDM-систем);

· специальных модулей управления документооборотом в составе корпоративных информационных систем для предприятий (SAP R/3, Baan и др.).

Чем же универсальные системы электронного документооборота отличаются от них? И в чём преимущества их использования посравнению с другими подходами?

В каждом конкретном случае нужно исходить из особенностей целей и задач, которые ставит предприятие при внедрении системы управления документооборотом. Например, для одних задач наилучшим решением будет ПО

Novell GroupWise, для других же оптимальным будет внедрение именно EDMS-системы. Важным свойством универсальных системэлектронного документооборота является то, что они предоставляют возможность решения большого числа задач управления документами. Тем не менее, следует отметить, что полностью все задачи управления документооборотом они всё равно не смогут решить (из-за их динамически меняющегося и, практически, неисчерпаемого многообразия). Кроме того, внедрение специализированного ПО может оказаться дешевле и эффективней.

И всё-таки у EDMS-систем есть ряд серьёзных достоинств. В частности, по сравнению с ПО поддержки групповой работы, большинство наиболее распространённых в мире EDMS-систем обладает следующими достоинствами:

· практическая неограниченность размера электронного архива;

· встроенная поддержка полнотекстовой индексации;

· поддержка версий и подверсий документов;

· возможность хранения документов в архиве в исходном формате;

· возможность ведения журналов действий пользователей.

На рынке уже существуют приложения (разработанные, например, на базе того же ПО Lotus Notes), в которых вышеперечисленные возможности EDMS-систем также реализованы. Однако надо заметить, что эти возможности реализованы вEDMS-системах уже изначально.

Кроме того, при работе с групповым ПО в ряде случаев возникают вопросы снижения быстродействия приложений при работе с большими и сверхбольшими базами данных. Также групповое ПО ориентировано, прежде всего, на решение задач организации взаимодействия между пользователями. По своей сути, оно является расширением программ электронной почты и не всегда подходит для работы с крупными архивами документов. На рынке сформировалось мнение, что применение группового ПО (в качестве основы для создания систем электронного документооборота) наиболее уместно на малых и средних предприятиях. Следует также отметить, что EDMS-системы в большинстве случаев имеют шлюзы в групповое ПО и, при необходимости, могут использовать имеющиеся в нём почтовые программы.

В свою очередь, специализированные системы управления документами можно условно разделить на 2 категории. В первую категорию входят программные средства (достаточно давно разработанные), изначально ориентированные на узкопрофильное применение и не имеющие средств интеграции с другими информационными системами. Подобные системы ещё есть на предприятиях, и, в основном, они представлены местными разработчиками. Помимо управления документооборотом, такие программные системы предназначены для решения конкретных финансовых задач, управления персоналом, ведения складского учёта и т. д. У большинства таких систем есть существенные ограничения при их применении на предприятиях. В частности, для каждого из приложений в такой системе необходимо поддерживать свою базу данных (нередко эти базы данных никак не связаны друг с другом). Затраты на поддержание инфраструктуры таких систем настолько велики, что они постепенно изживают себя. Во вторую категорию входят специализированные PDM-системы, предназначенные для управления производственной информацией и имеющие средства интеграции с другими программными системами. PDM-системы работают уже и с электронными образами сложнейших объектов (например, кораблей и машин).

Что касается корпоративных информационных систем (КИС), то в большинство из них встроены модули поддержки делопроизводства. Однако возможности этих модулей достаточно ограничены, т. к. практически невозможно создать универсальную и полнофункциональную КИС. Кроме того, цена западных КИС настолько велика (многие сотни тысяч и миллионы долларов), что не всякое российское предприятие сможет позволить себе её внедрение. В большинстве распространённых EDMS-систем реализована интеграция с наиболее известными КИС (в частности, с SAP R/3, Oracle Applications и др.). Именно возможность интеграции с различными приложениями является одним из характерных свойств EDMS-систем. Благодаря наличию этого свойства EDMS-системы могут выступать в качестве связующего звена между различными системами, функционирующими на предприятии, создавая, тем самым, основу для организации всего его делопроизводства.

У EDMS-систем есть и другие свойства, благодаря наличию которых применение универсальных систем электронного документооборота позволяет существенно оптимизировать управление современным предприятием.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Внедрение системы электронного документооборота — возможность снизить материальные и временные издержки, а также оптимизировать рабочую деятельность.

Современные системы документооборота могут быть адаптированы под нужды компании с учетом специфики ее деятельности, структуры, а также имеющихся программных продуктов.

При выборе компании для внедрения системы электронного документооборота стоит обратить внимание на организации, оказывающие полный комплекс услуг — разработку, установку, поддержку системы.

Громоздкость отечественного бумажного делопроизводства давно уже стала притчей во языцех. Российский бюрократизм взращивался в течение десятков, а то и сотен лет, и путь документа через всю вертикаль власти от создания до его согласования и принятия в работу до сих пор занимает не один день. Этот бюрократизм нашел свое продолжение и в частном бизнесе. На «этажах» иерархии документы нередко теряются, срываются сроки их исполнения, а в результате — резко снижается эффективность управления, уходят клиенты. Для того чтобы исправить такое положение, и были разработаны системы электронного документооборота (СЭД), о которых мы поговорим ниже.

Системы электронного документооборота и эффективность бизнес-процессов

Отечественные системы электронного документооборота (СЭД) впервые появились еще в Советском Союзе, в 80-х годах прошлого века. Делались они для государственного сектора, а именно, для ЦК КПСС. Для начала была автоматизирована работа общего отдела, а затем постепенно, в течение нескольких лет, вся работа с документами ЦК и Политбюро. Эта система позднее стала использоваться в Аппарате Президента СССР и в Администрации Президента РФ.

Официального определения системы электронного документооборота (СЭД), утвержденного стандартом, не существует. По сути, СЭД — это система, позволяющая автоматизировать основные процедуры делопроизводства компании. Она охватывает процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля над их исполнением и предназначена для эффективного управления предприятием.

При внедрении СЭД на предприятии обычно ставят следующие цели:

• сокращение или полный отказ от бумажного документооборота;
• создание единой информационной базы компании;
• снижение риска утери документа;
• структурирование всей документации по утвержденной номенклатуре;
• повышение дисциплины среди сотрудников благодаря возможности отслеживания деятельности исполнителя конкретного документа;
• контроль над исполнением документов в соответствии с резолюциями руководителя;
• повышение эффективности работы компании.

СЭД — один из главных информационных ресурсов компании, который используется для работы с самыми разными видами и типами документов, интегрируется с другими деловыми системами. Традиционный для СЭД функционал, по мнению экспертов компании «1С», расширяется в направлении автоматизации совместной работы сотрудников.

Как и любой инструмент, СЭД нужно применять по назначению и тогда, когда это действительно необходимо компании. Только в этом случае внедрение системы будет эффективно и принесет реальную пользу.

Определить эффективность внедрения СЭД в цифровом выражении достаточно сложно. Компанией DIRECTUM на основе собственной методики были выделены ключевые эффекты от внедрения СЭД на предприятии [2] . При этом величина эффекта зависит от того, является ли компания крупным предприятием с несколькими филиалами или небольшим предприятием, расположенном в одном офисе. Потенциальные выгоды следующие:

1. Снижение материальных затрат:
2. небольшое предприятие — на 5%;
3. крупное предприятие с несколькими филиалами — на 20%.

Такая разница обусловлена тем, что на предприятии малого бизнеса рабочие места сотрудников расположены компактно, нет необходимости создавать большое количество бумажных копий документов.

4. Экономия на базовых процессах — исходящие и входящие документы, организационно-распорядительный документооборот, контроль исполнения поручений:
5. небольшая компания — от 8 до 15%;
6. крупное предприятие — до 50%.

Отдельно рассматривается процесс согласования и исполнения поручений. Здесь экономия может составить от 6% до 23% в зависимости от структуры и величины компании и стиля ее работы. Чем более формализованы процессы в компании, тем выше будет эффект.

7. Экономия на конкретных операциях, не привязанных к процессам, — поиск документов, обеспечение доступа к ним и т.д. — от 3 до 24% в зависимости от стиля работы с документами и от организации системы их хранения. Если создать общедоступное хранилище электронных документов с четко прописанными регламентами работы и хранения, правами доступа к ним, то эффект для компании будет максимальным.
8. Снижение рисков. Этот эффект касается стратегических показателей и меньше всего поддается формальному расчету. В некоторых случаях СЭД позволяет снизить риски просрочки согласования и заключения договоров до 60%.

По оценкам экспертов, внедрение СЭД на предприятии окупается в среднем за срок от 3 месяцев до 3 лет [3] .

На практике установка систем электронного документооборота позволяет добиться реального роста прибыли и ROI. В качестве примера можно привести два кейса.

Клиент — собственник крупнейшей российской компании-производителя металлочерепицы и профнастила, имеющей 76 подразделений в разных городах России. Для обеспечения структурированной и четкой постановки задач сотрудникам и контроля над их исполнением в организации была внедрена система документооборота. В итоге все бизнес-процессы компании стали контролируемыми, сотрудники освободились от рутинных процессов документооборота, что повысило производительность их труда, на 30% сократилась нагрузка на секретариат и кадровый отдел, скорость документооборота увеличилась на 60%. Рост продаж компании составил 10 %, дополнительная прибыль — 100 млн рублей,ROI — 1566 %.

Установка СЭД в сети гипермаркетов товаров для дома и дачи. Проблема заключалась в том, что вся переписка компании по обсуждению и согласованию договоров велась по электронной почте, что нередко приводило к потере писем (например, из-за банальной фильтрации в спам) и срыву сроков. В результате внедрения СЭД сроки согласования договоров сократились на 30%, своевременность проведения переговоров с поставщиками повысилась на 35%, а результативность подписания коммерческих условий возросла на 30%. Ежедневно в СЭД компании создается около 50 документов, а в обработке находится одновременно 700. Создана единая информационная база, благодаря чему полностью исключены случаи утери первичных документов. В системе работают 900 пользователей, ежедневно инициируется более 40 заявок от подразделений торговой сети и 1800 находятся в стадии активной обработки. Выручка компании выросла на 250 млн рублей, дополнительная прибыль составила 42,5 млн рублей,ROI проекта внедрения — 254%.

Виды систем электронного документооборота

Хотя любая классификация является условной, традиционно выделяют несколько видов СЭД по функционалу и решаемым задачам:

1. Системы делопроизводства. Они используются в организациях с жестко формализованными правилами документооборота и вертикальным управлением независимо от их размера, формы собственности и рода деятельности. С их помощью можно решить несколько основных задач:
2. упорядочить работу с корреспонденцией, как исходящей, так и входящей;
3. оптимально организовать движение внутренних документов в компании;
4. наладить работу с обращениями клиентов;
5. организовать внутренний электронный архив документов.

По сути, они являются наследниками бумажного делопроизводства.

6. Электронные архивы. Это системы структурированного хранения документов, обеспечивающие надежность хранения, разграничение прав доступа, удобный и быстрый поиск. Внедрение систем такого типа обычно вызвано потребностью структурирования электронной информации, независимо от вида документов — текстовый, графика, мультимедиа. Основные функции архива — оцифровка бумажных документов, управление web-контентом, поточный ввод и быстрый поиск. Благодаря внедрению архива можно сократить время доступа к информации, снизить риски порчи или потери важных документов, повысить уровни информационной безопасности. Электронные архивы обычно существуют в составе СЭД и отдельно используются достаточно редко.
7. Workflow-системы обеспечивают автоматизацию не отдельных функций, а бизнес-процессов компании. Дословный перевод Workflow — «поток работ». Система Workflow четко определяет процесс: что, кто, когда и как делает, откуда получает и куда отправляет. Пользователю не нужно задумываться над тем, как создать документ, как его получить, как обработать, в какие сроки и кому отправить — все уже закреплено в системе. Сотрудник не сможет неправильно заполнить документ, пропустить какие-то сроки, в системе предусмотрены напоминания, а также уведомления руководителя о том, что на конкретном этапе у конкретного пользователя процесс обработки документа нарушен. Имеется возможность оценить причины допущения ошибок и своевременно их устранить. Workflow-системы в основном устанавливают в компаниях с высокой степенью формализации бизнес-процессов, документооборот в которых при простой структуре имеет массовый характер. Минусом таких систем является сложность и длительность внедрения. Кроме того, они не могут заменить электронный архив, поскольку хранят не все документы, а только используемые в процессе работы.
8. ЕСМ-системы используются для сбора, управления, хранения информации (контента) и предоставления к ней доступа сотрудникам компании, то есть, на первый взгляд, выполняют те же самые функции, что и предыдущие системы. Однако существенное отличие ЕСМ-систем от своих собратьев в том, что они позволяют работать как со структурированным, так и с неструктурированным контентом и имеют более гибкий функционал. По сути, обеспечение электронного документооборота является только одной из функций ЕСМ наряду с управлением файлами и записями, управлением знаниями, собственно Workflow, и управлением web-контентом. В некоторых ЕСМ-системах также имеется функция CRM и управления заданиями и поручениями.

Популярные в России программы документооборота

Наиболее востребованными на отечественном рынке СЭД традиционно являются продукты российских разработчиков. Это обусловлено тем, что система документооборота в России всегда была вертикально направленной, то есть документ, прежде чем дойти до исполнителя, должен пройти целый ряд согласований и подписаний у вышестоящего руководства. Зарубежное делопроизводство, наоборот, является горизонтальным, характеризуется большей степенью децентрализации прав и ответственности. В иностранном ПО нередко отсутствуют функции управления документами, являющиеся неотъемлемой частью российского делопроизводства: контроль исполнения, система регистрации, подготовка отчетов.

По данным сайта TAdviser, на начало ноября 2016 года в России было произведено 3980 внедрений СЭД в различных отраслях [7] . Список самых перспективных и заслуживающих внимания современных систем электронного документооборота выглядит следующим образом:

Directum

Представляет собой ЕСМ-систему с возможностями управления документооборотом, бизнес-процессами и web-контентом. Система включает в себя функции ввода и преобразования документов, управления совместной работой, долговременного хранения документов и обеспечения их целостности, доставки информации. Базовый функционал предоставляется через web-сервер, для среднего бизнеса с подключением от 50 до 200 пользователей разработано облачное решение. Заказчик может самостоятельно определить состав системы. Внедрять и развивать СЭД можно с помощью компании-разработчика или силами собственных IT-специалистов. Интерфейсы всех режимов работы унифицированы, правила обработки документов и заданий настраиваются под конкретные требования.

Стоимость внедрения зависит от вида лицензии, например, базовая серверная лицензия в варианте Enterprise — 33 900 рублей, базовая клиентская лицензия — 13 400 рублей, в варианте Standard (до 100 пользовательских лицензий) — 19 300 рублей, базовая клиентская лицензия — 7800 рублей [8] .

Эта система имеет расширенную линейку бизнес-решений, есть возможность ее интеграции с «1С». Документы в СЭД могут иметь неограниченное количество версий файла, но только один из них является актуальным. На карточку документа собирается вся история его изменений. Также есть возможность просмотра отчета по общей ситуации документооборота компании, создания шаблона документа.

ELMA имеет широкие возможности настройки и донастройки, можно формировать систему документооборота в соответствии с запросами конкретной компании. Интерфейс представляет собой вид стандартного хранилища файлов, ввод и регистрация документа понятны и просты и состоят из нескольких последовательных шагов.

Стоимость внедрения СЭД зависит от выбора пакета. Пакет ELMA Standard — 45 000 рублей плюс покупка пользовательских лицензий 7200 рублей за одно рабочее место. Пакет ELMA Express — 120 000 рублей (в стоимость входит 20 пользовательских лицензий) [9] .

СЭД, включающая полный набор необходимых для управления делопроизводством и документооборотом инструментов: регистрация корреспонденции, перевод документов в электронный вид, быстрый поиск и надежное хранение, контроль исполнения поручений, построение маршрутов под бизнес-процессы. В зависимости от потребностей компании можно организовать полностью электронный документооборот или его смешанный бумажно-электронный вариант.

Программа адаптируется под особенности работы любой организации, при необходимости она масштабируется практически без ограничений.

«ДЕЛО» является коробочным продуктом и может быть быстро и легко установлена как собственными силами компании, так и с помощью специалистов разработчика. Интерфейс программы достаточно прост, в нем содержится максимум удобных инструментов для облегчения работы пользователя.

Цена СЭД «ДЕЛО» зависит от количества рабочих мест. Стоимость одной лицензии при автоматизации 1–5 рабочих мест для СУБД Oracle составит 13 400 рублей, для СУБД Microsoft SQL Server — 9500 рублей [10] .

DocsVision

Представляет собой программный продукт, позволяющий создавать автоматизированные корпоративные решения по управлению бизнес-процессами и документами. В него входит предметно-ориентированная платформа с открытыми интерфейсами для разработки заказных приложений и готовые типовые приложения с возможностью настройки под параметры заказчика. Система обеспечивает автоматизацию документооборота, поиск и анализ информации, информационную безопасность. В структуру системы входят блоки:

• электронный архив;
• делопроизводство;
• договорная работа;
• оперативное управление;
• специализированные решения.

Цена серверной лицензии в редакции «Малый бизнес» — 5000 рублей, в стандартной редакции — 20 000 рублей, за каждую клиентскую лицензию придется заплатить еще от 2000 рублей [11] .

«Первая Форма»

Система, разработанная специалистами компании КСК групп, на практике сталкивающимися с необходимостью комплексной автоматизации делопроизводства на предприятиях. Функционал системы включает автоматизацию бизнес-процессов, постановку задач и контроль их исполнения, проектное управление, поддержку электронного документооборота. «Первая Форма» легко интегрируется с внешними программными продуктами, такими как «1С», Navision и другими, при помощи API.

Среди преимуществ системы можно отметить:

• быстроту внедрения — срок развертывания может составлять от 1 недели;
• настройку и адаптацию под любые бизнес-задачи;
• удобство интерфейса — при необходимости специалисты КСК групп проведут обучающий семинар по использованию системы;
• экономичность — стоимость «Первой Формы» является прозрачной, и в процессе использования не потребуется никаких дополнительных затрат;
• мобильность — работа в «Первой Форме» ведется через веб-браузер, поэтому сотрудники могут работать с системой из любой точки. Кроме того, «Первая Форма» имеет одно из лучших в своем классе мобильных приложений для устройств на платформах iOS и Android.

Стоимость одной клиентской лицензии «Первой Формы» составляет 10 000 рублей, при приобретении больших пакетов предусмотрены скидки [12] . Серверная лицензия не требуется.

Хотя «Первая Форма» пока не столь известна, как ее конкуренты, с ее помощью проведена успешная автоматизация бизнес-процессов уже в нескольких сотнях компаний из реального сектора экономики.

Чтобы предварительно оценить, нужна ли компании СЭД, топ-менеджменту рекомендуется ответить на несколько вопросов:

• Есть ли возможность оперативно найти нужный документ, например, разговаривая по телефону с важным партнером?
• Всегда ли есть ли точная информация о том, какие из важных поручений на текущий момент выполнены, а какие нет?
• Способствует ли существующая на данный момент скорость согласования документов созданию положительного имиджа компании?
• Есть ли возможность в любой момент отследить местонахождение документа, переданного на согласование?

Если на два или более вопросов получен отрицательный ответ, стоит задуматься над необходимостью внедрения СЭД или ЕСМ-системы.

Компании переходят на системы электронного документооборота (СЭД), потому что хотят экономить «на бумаге» и не тратить дорогое время сотрудников на непроизводственные цели. И если раньше переход на СЭД был скорее инновацией, модной «фишкой», то сейчас это условие существования организации на рынке. Отправлять документы электронно приходится и в налоговую, и партнерам.

Системы управления документооборотом бывают нескольких видов. Рассмотрим виды СЭД в зависимости от цели, с которой организация внедряет электронный документооборот.

Система электронного документооборота workflow и ECM-системы

Автоматизация бизнес-процессов

Workflow в переводе с английского – «поток работ», и означает систему, которая координирует выполнение задач в рамках бизнес-процессов компании. Большинство бизнес-процессов сопровождается документами – заявления сотрудников на отпуск, объяснительные, приказы внутри компании, введение новых регламентов…

Использование системы внутреннего электронного документооборота позволит избавиться от бумажной волокиты и долгого согласования документов. Система подскажет, как правильно оформить внутренний документ, а сроки исполнения задач контролируются с помощью напоминаний.

ECM-система – гибрид системы документооборота workflow и электронного архива. Отвечает не только за маршрутизацию процессов, которые раньше бы оформлялись с помощью бумажных документов, но и хранит важные файлы, организовывает сотрудникам удаленный обмен знаниями. Иногда включает также CRM-систему – хранит историю взаимодействия с клиентом и позволяет ее контролировать.

Пример использования СЭД для автоматизации бизнес-процессов:

До внедрения СЭД

Менеджер хочет уйти в отпуск. Он письменно согласовывает даты своего отпуска с руководством. Затем передает свои задачи заместителю: описывает клиентов, этапы сделки, указывает нужные документы. В лучшем случае он сделает это в письменном виде. В худшем – не сделает вообще, чтобы его телефон разрывался от звонков во время отпуска. Далее сотрудник пишет заявление в отдел кадров и подписывает его у непосредственного начальника и генерального директора, относит документы в три кабинета. После – подписывает документы от отдела кадров. В итоге все равно находится, например, неисполненный договор, срок которого истекал во время отпуска менеджера. Сотрудник о нем забыл, другие сотрудники не знали, а компания в итоге получила недовольного клиента.

После внедрения СЭД:

Сотрудник на сайте заполняет необходимые документы для отпуска и отправляет их первому адресату – непосредственному начальнику. Тот подписывает их электронно, и программа автоматически перенаправляет документы дальше, генеральному директору. Все задачи, клиенты и документы менеджера также учитываются системой. Он отслеживает их сроки, выбирает те, что приходятся на время отпуска, и переназначает их в системе на своего заместителя. Информация о сделках хранится в системе, чтобы другому сотруднику ознакомиться с ней, не нужно ничего отдельно запрашивать. О просрочках программа автоматически напомнит ответственным за задачу.

Электронная система контроля, хранения и поиска документов

Электронный архив

Это частный случай системы управления документооборота, переходный этап между бумажным и электронным документооборотом. Бумажный архив – это стопки папок и ящиков с документами, среди которых вручную нужно отыскать нужный. В электронном архиве хранятся те же бумажные документы, но в оцифрованном виде. Так их можно рассортировать по различным критериям и организовать удобный поиск по данным внутри самого документа, а не только по его признаку.

Такой архив решает проблему физического доступа к документам для крупных организаций с филиалами в разных городах.

Рассмотрим, как это работает, на примере.

До внедрения СЭД

Все документы хранятся в кабинете бухгалтерии. Документы последних лет стоят на полках в папках, более давние документы лежат в ящиках под столами. Чтобы получить нужный документ, надо знать тип документа и примерную дату его использования. Затем нужно прийти в бухгалтерию, отыскать нужную папку и проверить, там ли документ. В большинстве случаев далее документ нужно отсканировать и переслать по запросу.

После внедрения СЭД:

Бумажные документы отсканированы и хранятся в программе. Любой сотрудник – даже из офиса в другом городе – может воспользоваться программой и найти нужный документ. Для поиска можно использовать любой из ключевых признаков, а не только те, по которым создается бумажный архив. Выбрав нужный документ, сотрудник сразу может его отправить электронно – ведь документ уже оцифрован.

Пример программного обеспечения, позволяющий создать такую систему электронного документооборота и хранения документов – «Скан-Архив». Оцифрованные бухгалтерские документы в этом случае хранятся в базе «1С».

Показываем, как работает СЭД по хранению и контролю документов – «Скан-Архив»

Система электронного документооборота ЭДО

Обмен электронными документами вне компании

С помощью этой СЭД документы изначально существуют в электронном виде и подтверждаются электронными эквивалентами подписи (ЭЦП). Если в предыдущем случае оригиналом был бумажный архив, который оцифровывался, то в этом любой созданный бумажный документ будет лишь распечатанной копией электронного. Такие документы имеют законодательно закрепленную юридическую силу (если подписаны подходящей электронно-цифровой подписью) и могут использоваться для переписки с государственными контролирующими органами или контрагентами.

Как следствие – экономия на бумаге, курьерской доставке и хранении таких документов. Снимается риск того, что документы задержатся в пути, потеряются или будут повреждены. Это очевидно в примере:

До внедрения СЭД

Сотрудник набирает и распечатывает бумажный документ, после чего его необходимо подписать и поставить печать (что займет время, если ответственное лицо отсутствует). Дальше документы передаются курьеру или по почте с риском, что они не придут вовремя или потеряются. Процесс доставки документов может занимать от нескольких дней до нескольких недель.

После внедрения СЭД:

Сотрудник набирает документ, затем нажатием одной кнопки подписывает и отправляет документ контрагенту – мгновенно после создания документа. Независимо от количества документов их можно подписать одной кнопкой и отправить сразу нескольким контрагентам. Адресант тут же получает документ (обычно система управления документооборотом позволяет проверить, получила ли документ вторая сторона и подписан ли он в ответ). Всего пересылка документа занимает 1-5 минут.

Пример программы для создания системы электронного документооборота ЭДО – «1С-ЭДО».

Недостаток СЭД ЭДО – оба участника должны иметь программное обеспечение для управления подобным документооборотом. И часть контрагентов может использовать ЭДО, а часть – нет. Решается эта проблема путем гибридизации системы ЭДО и системы электронного хранения и контроля бумажных документов. В итоге документы все равно можно легко пересылать и находить в цифровом виде.

Мы рассмотрели три основных вида систем электронного документооборота. Высока вероятность, что все три будут повсеместно использоваться не только компаниями-новаторами, но станут обязательным условиям существования предприятия на рынке. Причина проста: каждая из этих систем значительно экономит важнейший ресурс бизнеса – время.