Для чего используются сводные таблицы

Сводная таблица (англ. Pivot table ) — инструмент обработки данных, служащий для их обобщения.

Этот инструмент используется, прежде всего, в программах визуализации данных, таких как электронные таблицы или программное обеспечение для бизнес-анализа. Кроме того, сводная таблица может автоматически сортировать, рассчитывать суммы или получить среднее значение из данных, записанных в электронной таблице. Она отображает результаты во второй таблице (называемой «сводной таблицей») в виде суммированных данных. Обычно пользователь настраивает и изменяет структуру сводной таблицы простым перетаскиванием элементов в графическом режиме.

Термин «сводная таблица» используется различными производителями. В США корпорация Microsoft имеет торговую марку конкретного вида сводной таблицы [1] . Сводные таблицы можно рассматривать также, как некое упрощение концепции OLAP.

Содержание

История [ править | править код ]

Первое упоминание о сводных таблицах было в книге «Анализ данных в сводных таблицах» авторов Билла Елена и Майка Александера [2] . Основателем термина «сводная таблица» считается Пито Салас. Он разработал первую программу (Lotus Improv), которая помогала пользователям увидеть закономерности в данных электронных таблиц для быстрого построения моделей данных. В этой программе пользователь мог определять и сохранять наборы категорий, затем изменять представление с помощью перетаскивания категории мышкой. Эта особенность, в дальнейшем, превратилась в базовую для сводных таблиц. Lotus Development выпустила программу в 1991 году на платформе NeXT. Несколько месяцев спустя, технология появилась на компьютерах Mac и называлась DataPivot [3] . Компания Borland купила технологию DataPivot в 1992 году и внедрила её в свой проект электронных таблиц (Quattro Pro). В 1993 году, во время того, как появилась версия Improv ». Эта функциональность была значительно улучшена в последующих версиях Microsoft Excel:

Excel 97 включал в себя PivotTable Wizard, который позволял разработчикам писать макросы на языке Visual Basic для создания или модификации сводных таблиц.

Excel 2000 представил технологию «Pivot Charts» для графического представления табличных данных.

Пример сводной таблицы [ править | править код ]

Типичное представление и хранение данных в сводных таблицах представляет собой плоскую таблицу. Это означает, что таблица содержит только столбцы и строки, как в нижеприведенном примере, показывающем данные по типам одежды:

Region	Gender	Style	Ship date	Units	Price	Cost
East	Boy	Tee	1/31/2005	12	11.04	10.42
East	Boy	Golf	1/31/2005	12	13	12.6
East	Boy	Fancy	1/31/2005	12	11.96	11.74
East	Girl	Tee	1/31/2005	10	11.27	10.56
East	Girl	Golf	1/31/2005	10	12.12	11.95
East	Girl	Fancy	1/31/2005	10	13.74	13.33
West	Boy	Tee	1/31/2005	11	11.44	10.94
West	Boy	Golf	1/31/2005	11	12.63	11.73
West	Boy	Fancy	1/31/2005	11	12.06	11.51
West	Girl	Tee	1/31/2005	15	13.42	13.29
West	Girl	Golf	1/31/2005	15	11.48	10.67

В то время, как такие таблицы могут содержать большое количество данных, довольно сложно воспринимать какую-то резюмированную информацию по ним. Сводная таблица может быстро объединять данные и выделять нужную информацию. Использование сводных таблиц очень распространено и зависит от ситуации. Первый вопрос, который надо задать перед составлением сводной таблицы: «Что мне нужно получить?» В нижеприведенном примере, вопрос может быть сформулирован следующим образом: «Сколько единиц продукции мы продали в каждом регионе для каждой даты поставки?».

Сводная таблица обычно содержит строки, колонки и поля данных (или фактов). В этом случае, столбец — Ship Date, строка — Region. Нужные нам данные — это сумма единиц продукции (sum of Units). Эти поля допускают несколько видов функций агрегации, включая суммирование, нахождение среднего, стандартное отклонение, количество элементов и другие. В нашем случае, суммарное количество поставленных единиц продукции отражено в виде операции суммирования.

Как работает сводная таблица [ править | править код ]

Используя вышеприведенный пример, программное обеспечение будет искать все различные значения для Региона. В этом случае: North, South, East, West. Кроме того, он найдет все различные значения для Ship Date. В соответствии с типом агрегации, будет найдена сумма фактов и отражена на многомерном графике. В примере, первое значение искомой информации — 66. Это число было получено в результате поиска всех записей, где значением региона был East и Ship Date был равен 1/31/2005. Затем все единицы продукции из полученной коллекции (ячейки с E2 до E7), были просуммированы в финальный результат.
Сводные таблицы не создаются автоматически. Для начала нужно выбрать все данные в исходной таблице (например, в MS Excel), затем найти функцию вставки сводной таблицы. Это создаст список полей сводной таблицы. Например, если у нас есть таблица, отражающая данные по продажам компании, которые включают дату продажи, имя продавца, название проданной единицы, её цвет, количество проданных единиц, цену для каждой и суммарную цену.

Новые поля появятся на правой стороне листа. По умолчанию, под этим списком будет размещен макет дизайна сводной таблицы. Каждое из полей списка можно будет перетаскивать на этот макет, который будет содержать четыре опции:
— Фильтр отчетов;
— Название столбцов;
— Название строк;
— Суммирование значений.

Фильтр Отчета [ править | править код ]

«Фильтр Отчета» используется в Excel для применения определенного фильтра ко всей таблице. Например, если перетащить поле «Цвет элемента» в данную область, то над созданной таблицы появятся фильтры. Этот фильтр имеет выпадающие списки («Черный», «Красный» и «Белый» как в приведенном выше примере). При выборе определенной опции из списка (например «Черный»), видимая область таблицы будет содержать данные только тех строк, в которых «Цвет Элемента = Черный».

Названия столбцов [ править | править код ]

«Названия Столбцов» используется в Excel для применения фильтра к одному или нескольким столбцам, которые должны быть представлены в сводной таблице. Например, если мы перетащим поле «Sales Person» в данную область, то построенная таблица будет иметь значения из столбца «Sales Person», то есть число столбцов будет равно числу «Sales Person». Также будет добавлен столбец «Total». Касательно вышеприведенного примера, оператор создаст в таблице 3 столбца — «Harry», «Larry» и «Grand Total». Над данными появится фильтр «Названия Столбцов», где можно выбрать или отменить выбор конкретного менеджера по продажам для сводной таблицы. Таблица не будет содержать ни численных величин, ни выбранных числовых полей, но при выборе таковых, происходит автоматическое обновление столбца " Grand Total ".

Названия строк [ править | править код ]

«Названия Строк» используется в Excel для применения фильтра к одной или нескольким строкам, которые должны быть представлены в сводной таблице. Например, если мы перетащим поле «Sales Person» в данную область, то построенная таблица будет иметь значения из столбца «Sales Person», то есть число строк будет равно числу «Sales Person». Также будет добавлена строка «Total». Касательно вышеприведенного примера, данный оператор создаст в таблице 3 строки — «Harry», «Larry» и «Grand Total». Над данными появится фильтр «Названия Строк», где можно выбрать или отменить выбор конкретного менеджера по продажам из сводной таблицы. Таблица не будет содержать ни численных величин, ни выбранных числовых полей, но при выборе таковых, происходит автоматическое обновление строки " Grand Total ".

Суммирование значений [ править | править код ]

Как правило, это имеет отношение к полям, имеющим числовые значения и которые могут быть использованы для различных типов вычислений. Однако использование текстовых значений также не было бы неправильным, но вместо суммы оператор выдаст их количество. Таким образом в вышеприведенном примере, если мы перетащим «Units Sold» в данную область вместе с со строкой «Sales Person», то тогда оператором будет добавлен новый столбец «Sum of Units Sold», содержащий значения напротив каждого продавца.

Row Labels	Sum of Units Sold
Harry	14
Larry	18
Grand Total	32

Поддержка в приложениях [ править | править код ]

Сводные таблицы в настоящее время рассматриваются как неотъемлемая часть электронных таблиц. Конкурирующие с Microsoft Excel программы, такие как Apache OpenOffice Calc, обеспечивают схожий функционал; в OpenOffice и LibreOffice вплоть до версии 3.3 сводная таблица называлась DataPilot, а начиная с версии 3.4 DataPilot был переименован в «Сводную Таблицу». Другие компании, такие как Quantrix и numberGo, также обеспечивают схожую функциональность.

Сводная таблица также реализуется как часть инструментов визуализации данных, например, в программах класса business intelligence (бизнес-аналитика).

Google Docs позволяет создавать простые сводные таблицы посредством специальных приложений-гаджетов Panorama Analytics, но к 2011 году их функциональность все еще оставалась ограниченной. В мае 2011 года компания Google объявила о развертывании изначально размещенной функции сводных таблиц в электронных таблицах редактора Google [4] .

Ajax платформа ZK также позволяет встраивание сводных таблиц в Веб-приложениях.
PostgreSQL, свободная объектно-реляционная система управления базами данных (СУБД), позволяет создавать сводные таблицы, используя модуль tablefunc [5] .

Сводная таблица как клиент к OLAP [ править | править код ]

Сводные таблицы в Excel включают в себя функцию прямых запросов к OLAP-серверу для получения данных вместо их агрегирования из таблиц Excel. В такой конфигурации сводная таблица является простым клиентом OLAP-сервера. Сводная таблица в Excel позволяет подключаться не только к решениям от Microsoft (Analysis Service), но и к любому XML совместимому для аналитики (XMLA (англ.) русск. , стандарта OLAP) серверу.
Существуют и другие клиенты OLAP-серверов: JPivot, Dundas, IcCube (Клиентская библиотека).

Работу в Excel можно разбить на два этапа: вычисления и форматирование данных. Несмотря на немалое количество встроенных инструментов и формул, которые способствуют выполнению обеих задач, сводные таблицы зачастую предоставляют самый быстрый и эффективный способ расчета и форматирования данных.

Давайте рассмотрим простой сценарий, демонстрирующий вышесказанное. Вы предоставили начальнику некую информацию о доходах компании за месяц, и он, как и ожидалось, затребовал более подробный отчет. Он добавил в рабочий лист примечание, после чего отправил его вам по электронной почте. Как показано на рис. 1.1, он попросил добавить строку, содержащую сведения о предоставленных за месяц кредитах.

Рис. 1.1. Как и ожидалось, начальник изменил требования к отчету после получения первого его варианта

Чтобы выполнить это требование, вы запрашиваете конечные данные у своей системы, в которой сохранена вся необходимая информация. Как обычно, данные введены в таком формате, что понять в них хоть что-то весьма проблематично даже вам. Вместо данных за месяц система предоставила подробную финансовую информацию всего за один день, как показано на рис. 1.2.

Рис. 1.2. Устаревшая система возвращает данные за день, а не за месяц

А теперь вам предстоит подсчитать общую сумму кредитов за месяц и представить результаты в формате исходного отчета. Окончательный фрагмент данных должен выглядеть примерно так, как показано на рис. 1.3. Если бы вы создавали фрагмент данных вручную, вам потребовалось бы 18 раз щелкнуть кнопкой мыши и три раза нажать разные клавиши:

• изменение формата данных — три щелчка мышью;
• создание промежуточных сумм — четыре щелчка;
• извлечение промежуточных сумм — шесть щелчков мышью, три нажатия клавиш;
• изменение ориентации с вертикальной на горизонтальную щелчков мышью.

Рис. 1.3. Ваша цель состоит в получении итоговых сведений за месяц и транспонировании их в горизонтальный вид

Получение необходимого фрагмента данных с помощью сводной таблицы требует всего лишь 9 щелчков мышью:

• создание отчета сводной таблицы — пять щелчков мышью;
• группирование дат в месяцы — три щелчка;
• изменение ориентации с вертикальной на горизонтальную — один щелчок.

Оба метода приводят к получению одинаковых фрагментов данных, которые можно вставить в итоговый отчет, как показано на рис. 1.4.

Рис. 1.4. Добавив сведения о кредитах в отчет, можно подсчитать чистую прибыль

Использование сводной таблицы для выполнения этой задачи уменьшает количество действий наполовину и снижает возможность появления ошибок вследствие «человеческого фактора». Кроме того, сводные таблицы позволяют легко и быстро формировать данные. В этом примере продемонстрировано, что сводные таблицы используются не только для расчетов и подведения итогов на основе исходного набора данных. Зачастую с помощью сводных таблиц можно выполнять задачи быстрее и эффективнее, чем при использовании стандартных функций и формул. Например, можно применять сводные таблицы для быстрого транспонирования данных из горизонтального представления в вертикальное. Можно также применять их для быстрого поиска и подсчета уникальных значений в наборе данных. Кроме того, сводные таблицы можно применять для подготовки данных для диаграмм.

Таким образом, сводные таблицы позволяют повысить эффективность работы и снизить вероятность появления ошибок при выполнении задач с использованием Excel. Сводные таблицы не являются панацеей, но знание базовых принципов их использования и функциональных возможностей поможет вывести анализ данных на совершенно новый уровень производительности.

В этом курсе:

Сводная таблица — это эффективный инструмент для вычисления, сведения и анализа данных, который упрощает поиск сравнений, закономерностей и тенденций.

Создание сводной таблицы

Выделите ячейки, на основе которых вы хотите создать сводную таблицу.

Примечание: Ваши данные не должны содержать пустых строк или столбцов. Они должны иметь только однострочный заголовок.

На вкладке Вставка нажмите кнопку Сводная таблица.

В разделе Выберите данные для анализа установите переключатель Выбрать таблицу или диапазон.

В поле Таблица или диапазон проверьте диапазон ячеек.

В разделе Укажите, куда следует поместить отчет сводной таблицы установите переключатель На новый лист, чтобы поместить сводную таблицу на новый лист. Можно также выбрать вариант На существующий лист, а затем указать место для отображения сводной таблицы.

Нажмите кнопку ОК.

Настройка сводной таблицы

Чтобы добавить поле в сводную таблицу, установите флажок рядом с именем поля в области Поля сводной таблицы.

Примечание: Выбранные поля будут добавлены в области по умолчанию: нечисловые поля — в область строк, иерархии значений дат и времени — в область столбцов, а числовые поля — в область значений.

Чтобы переместить поле из одной области в другую, перетащите его в целевую область.

Данные должны быть представлены в виде таблицы, в которой нет пустых строк или столбцов. Рекомендуется использовать таблицу Excel, как в примере выше.

Таблицы — это отличный источник данных для сводных таблиц, так как строки, добавляемые в таблицу, автоматически включаются в сводную таблицу при обновлении данных, а все новые столбцы добавляются в список Поля сводной таблицы. В противном случае необходимо либо изменить исходные данные для сводной таблицы, либо использовать динамический диапазон с именованной формулой.

Все данные в столбце должны иметь один и тот же тип. Например, не следует вводить даты и текст в одном столбце.

Сводные таблицы применяются к моментальному снимку данных, который называется кэшем, а фактические данные не изменяются.

Создание сводной таблицы

Если у вас недостаточно опыта работы со сводными таблицами или вы не знаете, с чего начать, лучше воспользоваться рекомендуемой сводной таблицей. При этом Excel определяет подходящий макет, сопоставляя данные с наиболее подходящими областями в сводной таблице. Это позволяет получить отправную точку для дальнейших экспериментов. После создания рекомендуемой сводной таблицы вы можете изучить различные ориентации и изменить порядок полей для получения нужных результатов.

Вы также можете скачать интерактивный учебник Создание первой сводной таблицы.

Рекомендуемые сводные таблицы

Создание сводной таблицы вручную

Щелкните ячейку в диапазоне исходных данных и таблицы.

На вкладке Вставка нажмите кнопку Рекомендуемые сводные таблицы.

"Рекомендуемые сводные таблицы" для автоматического создания сводной таблицы" />

Excel проанализирует данные и предоставит несколько вариантов, как в этом примере:

Выберите сводную таблицу, которая вам понравилась, и нажмите кнопку ОК. Excel создаст сводную таблицу на новом листе и выведет список Поля сводной таблицы.

Щелкните ячейку в диапазоне исходных данных и таблицы.

На вкладке Вставка нажмите кнопку Сводная таблица.

Если вы используете Excel для Mac 2011 или более ранней версии, кнопка "Сводная таблица" находится на вкладке Данные в группе Анализ.

Появится диалоговое окно Создание сводной таблицы, в котором указан ваш диапазон или имя таблицы. В этом случае мы используем таблицу "таблица_СемейныеРасходы".

В разделе Укажите, куда следует поместить отчет сводной таблицы установите переключатель На новый лист или На существующий лист. При выборе варианта На существующий лист вам потребуется указать ячейку для вставки сводной таблицы.

Нажмите кнопку ОК. Excel создаст пустую сводную таблицу и выведет список Поля сводной таблицы.

В верхней части области имя поля установите флажок для поля, которое вы хотите добавить в сводную таблицу. По умолчанию нечисловые поля добавляются в область строк , поля даты и времени добавляются в область столбцов , а числовые поля добавляются в область значений . Вы также можете вручную перетащить любой доступный элемент в любое поле сводной таблицы или если вы больше не хотите использовать элемент в сводной таблице, просто перетащите его из списка полей или снимите флажок. Возможность изменить порядок элементов полей — это одна из функций сводной таблицы, которая делает ее более удобной для быстрого изменения внешнего вида.

Список полей сводной таблицы

Соответствующие поля в сводной таблице

По умолчанию поля сводной таблицы, помещаемые в область значений , будут отображаться в виде суммы. Если приложение Excel интерпретирует данные как текст, оно будет отображаться как количество. Поэтому важно убедиться, что вы не намерены смешивать типы данных для полей значений. Чтобы изменить вычисление по умолчанию, сначала щелкните стрелку справа от имени поля и выберите параметр Параметры поля .

Затем измените функцию в разделе Суммировать по. Обратите внимание на то, что при изменении метода вычисления Excel автоматически добавляет его название в раздел Пользовательское имя (например, "Сумма по полю имя_поля"), но вы можете изменить это имя. Чтобы изменить числовой формат для всего поля, нажмите кнопку Число. .

Совет: Так как при изменении способа вычисления в разделе Суммировать по обновляется имя поля сводной таблицы, не рекомендуется переименовывать поля сводной таблицы до завершения ее настройки. Вместо того чтобы вручную изменять имена, можно выбрать пункт Найти ( в меню "Изменить"), в поле Найти ввести Сумма по полю, а поле Заменить оставить пустым.

Значения также можно выводить в процентах от значения поля. В приведенном ниже примере мы изменили сумму расходов на % от общей суммы.

Вы можете настроить такие параметры в диалоговом окне Параметры поля на вкладке Дополнительные вычисления.

Отображение значения как результата вычисления и как процента

Просто перетащите элемент в раздел Значения дважды, щелкните значение правой кнопкой мыши и выберите команду Параметры поля, а затем настройте параметры Суммировать по и Дополнительные вычисления для каждой из копий.

При добавлении новых данных в источник необходимо обновить все основанные на нем сводные таблицы. Чтобы обновить одну сводную таблицу, можно щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте ее диапазона и выбрать команду Обновить. При наличии нескольких сводных таблиц сначала выберите любую ячейку в любой сводной таблице, а затем на ленте откройте вкладку Анализ сводной таблицы, щелкните стрелку под кнопкой Обновить и выберите команду Обновить все.

Если вы создали сводную таблицу и решили, что она больше не нужна, можно просто выделить весь диапазон сводной таблицы, а затем нажать клавишу Delete. Это не повлияет на другие данные, сводные таблицы и диаграммы вокруг него. Если сводная таблица находится на отдельном листе, где больше нет нужных данных, вы можете просто удалить этот лист. Так проще всего избавиться от сводной таблицы.

Теперь вы можете вставить сводную таблицу в электронную таблицу в Excel Online.

Важно: Не рекомендуется создавать сводные таблицы и работать над ними в электронной таблице одновременно с другими пользователями.

Выделите таблицу или диапазон в электронной таблице.

На вкладке Вставка нажмите кнопку Сводная таблица.

В Excel появится диалоговое окно Создание сводной таблицы, в котором будет указан ваш диапазон или имя таблицы.

В разделе Укажите, куда следует поместить отчет сводной таблицы установите переключатель На новый лист или На существующий лист. При выборе варианта На существующий лист вам потребуется указать ячейку для вставки сводной таблицы.

Примечание: Указанная ячейка должна находиться за пределами таблицы или диапазона.

Нажмите кнопку ОК. Excel создаст пустую сводную таблицу и выведет список Поля сводной таблицы.

В верхней части области поля сводной таблицы установите флажок для поля, которое вы хотите добавить в сводную таблицу. По умолчанию нечисловые поля добавляются в область " строки ", поля даты и времени добавляются в область столбцов , а числовые поля — в область " значения ". Вы также можете вручную перетащить любой доступный элемент в любое поле сводной таблицы или если вы больше не хотите использовать элемент в сводной таблице, просто перетащите его из списка полей или снимите флажок. Возможность изменить порядок элементов полей — это одна из функций сводной таблицы, которая делает ее более удобной для быстрого изменения внешнего вида.

Список полей сводной таблицы

Соответствующие поля в сводной таблице

По умолчанию поля сводной таблицы, помещаемые в область значений , будут отображаться в виде суммы. Если приложение Excel интерпретирует данные как текст, оно будет отображаться как количество. Поэтому важно убедиться, что вы не намерены смешивать типы данных для полей значений. Вы можете изменить вычисление по умолчанию, щелкнув стрелку справа от имени поля, а затем выбрав параметр Параметры поля значения .

Затем измените функцию в разделе Операция. Обратите внимание на то, что при изменении метода вычисления Excel автоматически добавляет его название в раздел Пользовательское имя (например, "Сумма по полю имя_поля"), но вы можете изменить имя. Чтобы изменить числовой формат для всего поля, нажмите кнопку Числовой формат.

Совет: Так как при изменении способа вычисления в разделе Операция обновляется имя поля сводной таблицы, не рекомендуется переименовывать поля сводной таблицы до завершения ее настройки. Вместо того чтобы вручную изменять имена, можно нажать кнопку Найти и заменить ( CTRL+H), в поле Найти ввести Сумма по полю, а поле Заменить оставить пустым.

Значения можно также выводить в процентах от значения поля. В приведенном ниже примере мы изменили сумму расходов на % от общей суммы.

Вы можете настроить такие параметры в диалоговом окне Параметры поля значений на вкладке Дополнительные вычисления.

диалоговое окно "Дополнительные вычисления"" />

Отображение значения как результата вычисления и как процента

Просто перетащите элемент в раздел Значения дважды, а затем настройте параметры Операция и Дополнительные вычисления для каждой из копий.

При добавлении новых данных в источник необходимо обновить все основанные на нем сводные таблицы. Чтобы обновить сводную таблицу, можно щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте ее диапазона и выбрать команду Обновить

Если вы создали сводную таблицу и решили, что она больше не нужна, можно просто выделить весь диапазон сводной таблицы, а затем нажать клавишу DELETE. Это не повлияет на другие данные, сводные таблицы и диаграммы вокруг него. Если сводная таблица находится на отдельном листе, где больше нет нужных данных, вы можете просто удалить этот лист. Так проще всего избавиться от сводной таблицы.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community, попросить помощи в сообществе Answers community, а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте Excel User Voice.

См. также

Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).