Содержание
В пакете Microsoft Office есть специальная программа для создания базы данных и работы с ними – Access. Тем не менее, многие пользователи предпочитают использовать для этих целей более знакомое им приложение – Excel. Нужно отметить, что у этой программы имеется весь инструментарий для создания полноценной базы данных (БД). Давайте выясним, как это сделать.
Процесс создания
База данных в Экселе представляет собой структурированный набор информации, распределенный по столбцам и строкам листа.
Согласно специальной терминологии, строки БД именуются «записями». В каждой записи находится информация об отдельном объекте.
Столбцы называются «полями». В каждом поле располагается отдельный параметр всех записей.
То есть, каркасом любой базы данных в Excel является обычная таблица.
Создание таблицы
Итак, прежде всего нам нужно создать таблицу.
- Вписываем заголовки полей (столбцов) БД.
Заполняем наименование записей (строк) БД.
Переходим к заполнению базы данными.
На этом создание каркаса БД закончено.
Присвоение атрибутов базы данных
Для того, чтобы Excel воспринимал таблицу не просто как диапазон ячеек, а именно как БД, ей нужно присвоить соответствующие атрибуты.
-
Переходим во вкладку «Данные».
Выделяем весь диапазон таблицы. Кликаем правой кнопкой мыши. В контекстном меню жмем на кнопку «Присвоить имя…».
В графе «Имя» указываем то наименование, которым мы хотим назвать базу данных. Обязательным условием является то, что наименование должно начинаться с буквы, и в нём не должно быть пробелов. В графе «Диапазон» можно изменить адрес области таблицы, но если вы её выделили правильно, то ничего тут менять не нужно. При желании в отдельном поле можно указать примечание, но этот параметр не является обязательным. После того, как все изменения внесены, жмем на кнопку «OK».
Можно сказать, что после этого мы уже имеем готовую базу данных. С ней можно работать и в таком состоянии, как она представлена сейчас, но многие возможности при этом будут урезаны. Ниже мы разберем, как сделать БД более функциональной.
Сортировка и фильтр
Работа с базами данных, прежде всего, предусматривает возможность упорядочивания, отбора и сортировки записей. Подключим эти функции к нашей БД.
-
Выделяем информацию того поля, по которому собираемся провести упорядочивание. Кликаем по кнопке «Сортировка» расположенной на ленте во вкладке «Данные» в блоке инструментов «Сортировка и фильтр».
Сортировку можно проводить практически по любому параметру:
- имя по алфавиту;
- дата;
- число и т.д.
После ввода всех нужных параметров жмем на кнопку «OK».
После этого информация в БД будет отсортирована, согласно указанным настройкам. В этом случае мы выполнили сортировку по именам сотрудников предприятия.
Одним из наиболее удобных инструментов при работе в базе данных Excel является автофильтр. Выделяем весь диапазон БД и в блоке настроек «Сортировка и фильтр» кликаем по кнопке «Фильтр».
Как видим, после этого в ячейках с наименованием полей появились пиктограммы в виде перевернутых треугольников. Кликаем по пиктограмме того столбца, значение которого собираемся отфильтровать. В открывшемся окошке снимаем галочки с тех значений, записи с которыми хотим скрыть. После того как выбор сделан, жмем на кнопку «OK».
Как видим, после этого, строки, где содержатся значения, с которых мы сняли галочки, были скрыты из таблицы.
Для того, чтобы вернуть все данные на экран, кликаем на пиктограмму того столбца, по которому проводилась фильтрация, и в открывшемся окне напротив всех пунктов устанавливаем галочки. Затем жмем на кнопку «OK».
Поиск
При наличии большой БД поиск по ней удобно производить с помощь специального инструмента.
-
Для этого переходим во вкладку «Главная» и на ленте в блоке инструментов «Редактирование» жмем на кнопку «Найти и выделить».
Открывается окно, в котором нужно указать искомое значение. После этого жмем на кнопку «Найти далее» или «Найти все».
В первом случае первая ячейка, в которой имеется указанное значение, становится активной.
Во втором случае открывается весь перечень ячеек, содержащих это значение.
Закрепление областей
Удобно при создании БД закрепить ячейки с наименованием записей и полей. При работе с большой базой – это просто необходимое условие. Иначе постоянно придется тратить время на пролистывание листа, чтобы посмотреть, какой строке или столбцу соответствует определенное значение.
-
Выделяем ячейку, области сверху и слева от которой нужно закрепить. Она будет располагаться сразу под шапкой и справа от наименований записей.
Теперь наименования полей и записей будут у вас всегда перед глазами, как бы далеко вы не прокручивали лист с данными.
Выпадающий список
Для некоторых полей таблицы оптимально будет организовать выпадающий список, чтобы пользователи, добавляя новые записи, могли указывать только определенные параметры. Это актуально, например, для поля «Пол». Ведь тут возможно всего два варианта: мужской и женский.
-
Создаем дополнительный список. Удобнее всего его будет разместить на другом листе. В нём указываем перечень значений, которые будут появляться в выпадающем списке.
Выделяем этот список и кликаем по нему правой кнопкой мыши. В появившемся меню выбираем пункт «Присвоить имя…».
Открывается уже знакомое нам окно. В соответствующем поле присваиваем имя нашему диапазону, согласно условиям, о которых уже шла речь выше.
Возвращаемся на лист с БД. Выделяем диапазон, к которому будет применяться выпадающий список. Переходим во вкладку «Данные». Жмем на кнопку «Проверка данных», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Работа с данными».
Теперь при попытке ввести данные в диапазон, где было установлено ограничение, будет появляться список, в котором можно произвести выбор между четко установленными значениями.
Если же вы попытаетесь написать в этих ячейках произвольные символы, то будет появляться сообщение об ошибке. Вам придется вернутся и внести корректную запись.
Конечно, Excel уступает по своим возможностям специализированным программам для создания баз данных. Тем не менее, у него имеется инструментарий, который в большинстве случаев удовлетворит потребности пользователей, желающих создать БД. Учитывая тот факт, что возможности Эксель, в сравнении со специализированными приложениями, обычным юзерам известны намного лучше, то в этом плане у разработки компании Microsoft есть даже некоторые преимущества.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
Добрый день!
Темой этой статьи, как вы поняли, станет создание собственной базы данных. Для тех, кто по опытнее, слова база данных сразу вызовет ассоциацию с MS Access, 1C, Oracle, SQL, СУБД FoxPro и другие, с которыми могла свести судьба и работа. Сразу соглашусь с вами, что это очень хорошие, мощные и достойные базы данных, которые позволяют обрабатывать преогромнейшие массивы данных, но такие удовольствия и стоят соответственно совсем не копейки. В случае если ваш бизнес маленький вам всё равно нужно упорядочить, отсортировать и автоматизировать свои данные что позволит улучшить анализ и принимаемые решения, что зачастую являются главными условиями выживаемости в экономических реалиях. Также небольшие базы данных можно создавать и для своих нужд или структурирования информации, например, база данных книг (которые у вас есть или прочитали или хотите прочитать), ведения личного финансового учёта и прочее.
Как видите условия применения базы данных ограничено только вашей фантазией, ну а навыкам создания своей собственной базы данных я вас научу.
Если вас интересует вопрос, почему именно в MS Excel я решил создавать базу данных, то думаю, что это не секрет что это самая распространённая и доступная программа из тех, что имеется у вас на компьютере, да и с этой задачей сможет справиться, на 5 с плюсом. Так как инструментов у нее предостаточно, это и формулы, и возможность создания интерфейса с использованием VBA, и формирование дашбордов, и инструменты для связывания диаграмм и ячеек, инструменты которые могут производить поиск и создание обновляемых динамических отчётов.
Небольшое отступления, чтобы определить, что же такое база данных, ее терминология:
- База данных – это обыкновенная двумерная таблица в Excel, которая была создана при соблюдении определенных правил;
- Поле (или столбик) – содержит в себе информацию об определенном признаке или значении для записей, во всей базе данных (определяется в шапке базы данных);
- Запись (или строка) – состоит из нескольких или множества признаков, или значений, которые могут охарактеризовать только один объект вашей базы данных;
- Расширяемая база данных – это созданная таблица, куда постоянно производится добавление новых данных или записей (строк) вашей информации. Неизменными остаются всегда количество полей и название.
Всё вышенаписанное является очень важным, так как незнание механизмов работы приведет к ошибке, поэтому это нужно знать и помнить!
А теперь рассмотрим ряд очень важных правил, которыми следует руководиться при создании таблицы для базы данных в Excel, это позволит вам в будущем облегчить работу при попытках извлечения информации из вашей базы! Они не трудны, так что запоминайте!
Правила создания базы данных в Excel
- Обязательно! Без исключений! Первая строка в вашей базе данных должна содержать название заголовков полей (столбцов);
- Каждая запись (строка) базы данных обязана содержать ячейку с заполненными данными (никаких пустых строк);
- Любое объединение диапазонов ячеек запрещено на всей таблице базы данных;
- Каждое поле (столбик) должно, обязательно, содержать в себе только один определенный тип данных, это либо текстовые значения, либо числовые или значения времени;
- Пространство возле вашей базы данных обязательно должно быть пустым;
- Всему диапазону вашей базы данных необходимо присвоить имя;
- Укажите, что диапазон вашей базы данных является списком;
- Рекомендовано создание и ведение базы данных на отдельном листе.
Следующим шагом для создания качественной базы данных, это правильно сформулированное техническое задание, то есть чёткое понимание, что должна уметь делать таблица для выполнения вашего задания, а именно:
- сохранять в таблицах разнообразнейшую информацию по разным видам данных: по товарам, сделкам, контрагентам с обязательной перевязкой данных в этих столбцах;
- содержать в себе удобные формы, с помощью которых вводятся данные (использовать возможности выпадающих списков и тому подобное);
- разработать возможность автоматического заполнения нужными данными свои печатные формы (при необходимости создавать или формировать платёжки, акты, счета);
- формировать нужные отчёты для отслеживания бизнес процессов или подбор статистических данных, которые нужны вам и которые имеются в вашей базе данных.
Вы можете использовать не все критерии, так как функции баз данных, могут розниться в зависимости от поставленных задач, но, тем не менее, со всеми этими задачами Excel может справиться достаточно легко, но при условии, что вы приложите немного усилий. Теперь будем пробовать создать свою базу данных.
Я думаю, что на просторах достаточно много примеров создания клиентских баз данных, продажных и складских вы без труда себе найдете массу примеров, которые в той или иной степени вас удовлетворят. Да вообще такие базы желательно писать индивидуально под конкретную задачу или предприятие. Поэтому я хочу создать базу данных книг, тех, которые были прочитаны или будут прочитаны. Лично мне это актуально, хочу знать, сколько я прочитал, а также выбрать книгу, которую хочу прочитать, следить за сериями книг, которые не оконченные, а дочитать очень хочу и вот на таком примере и рассмотрим создание нашей базы данных.
Для начала работы я создаю макет моей базы данных, так как это основа при выполнении таких задач. Моим целям достаточно 4 страницы Excel, в которых я и буду размещать, и обрабатывать данные:
- Страница №1 будет содержать весь набор данных для формы ввода данных, а точнее для формирования данных выпадающего списка, что создаст удобство в использовании, унифицирует данные и застрахует меня от большинства ошибок;
- Страница №2 будет служить мне формой ввода данных в мою базу данных, это позволит мне быстро и почти в автоматическом режиме с помощью макроса добавлять новые записи мне в базу данных;
- Страница №3 будет хранить собственно базу данных, никаких активных работ я здесь не буду делать, чтобы не повредить ее целостности;
- Страница №4 это будет структурированный результат на основе сводной таблицы, которая будет удобно и в нужной форме отбирать записи с базы данных и предоставлять их мне.
После создания макета будем создавать базу наших данных для удобства работы с нашей формой ввода. Все данные мы будем использовать в форме, поэтому максимально продумайте, какие пункты будут вам нужны и создайте по ним варианты нужных ответов. Для моих целей достаточно такой базы:
Следующим шагом станет создание формы ввода для нашей базы данных. В ней я перечислил все те данные, которые мне нужно внести в мою базу. Порядковый номер записи уже стоит, так как он определяется формулой: =СЧЁТЗ(Библиотека!B3:B9949)+1 которая считает записи и выводит номер следующей. В ячейки выделенные синим цветом я буду вводить данные вручную, а в белых ячейках я создам выпадающий список, это позволит мне водить одинаковые значения и избавится от несовпадения данных и ошибок. 
Введенные данные будут формировать строку A16:L16, которую с помощью макроса, прикреплённого к кнопке, буду переносить в свою библиотеку. Создаю кнопку запуска макроса, на вкладке «Разработчик» в блоке «Элементы управления» нажимаем пиктограмму «Вставить» и в выпадающем меню выбираем элемент «Кнопка», рисуем ее на нашем поле, где будет удобно ее использовать и подписываем ее. 
Теперь вызываем редактор VBA для написания выполняемого макроса по внесению записи в базу данных: 
Создаем для нашей кнопки отдельный обыкновенный модуль, выбрав пункт «Insert», потом «Module»: 
Вставляем в модуль наш макрос «Add_Books»:
Создание простой базы данных на рабочем листе Excel. Использование раскрывающихся списков для ввода данных. Файл с примером для скачивания.
Создание базы данных в Excel рассмотрим на примере рабочей таблицы для учета движений по кассе небольшого предприятия. На протяжении последних 9 лет эта база данных была у меня основной, заполняемой ежедневно. Кроме нее я использовал свои базы данных в Excel для хранения информации о наемных работниках, для начисления заработной платы и расчета налогов и взносов, учета результатов инвентаризаций и другие. Настоящие базы данных представляют из себя систему взаимосвязанных таблиц с программным ядром для отбора и отображения информации, а базы данных в Excel обычно состоят из одной таблицы – набора данных.
Создание базы данных в Excel
Колонки в базах данных называются полями, а строки – записями. В первую строку чистого листа рабочей книги записываем наименования полей. Если в вашем наборе данных в первое поле записывается дата, то лучше сразу этому полю задать соответствующий формат. Выделите первый столбец, выберите в контекстном меню «Формат ячеек . » и задайте ему необходимый формат даты. Кроме того, очень неплохо будет организовать автоматическую запись текущей даты в первом поле каждой новой записи. В графах создаваемой базы данных с денежными суммами устанавливаем числовой формат с двумя знаками после запятой. В остальных полях можно оставить общий формат.
В справке по Excel рекомендуется выделять наименования полей жирным шрифтом и курсивом, чтобы программа могла самостоятельно их распознавать и отличать от записей. Для наименования полей используем только отдельные, не объединенные, ячейки, чтобы можно было удобно использовать автофильтр для отбора записей и, при желании, автоформу. Я автоформу никогда не использую, так как меня в таблице Excel больше всего привлекает наглядность, когда можно видеть сразу некоторый диапазон записей, а не только одну строку, как в автоформе. Для внесения новой записи в базу данных Excel автоформу тоже не всегда удобно использовать, так как заполнение новой строки непосредственно в таблице можно организовать с помощью раскрывающихся списков, а похожие строки можно добавлять с помощью копирования и вставки, перезаписывая затем изменяемые показатели.
Как видно, для примера, я уже добавил в базу данных начальное сальдо. Еще, обязательно, нужно закрепить на экране первую строку (в Excel 2010 это: Вид – Закрепить области – Закрепить верхнюю строку). Затем выбираем первые три строки нашей таблицы и добавляем границы ячеек. Лист назовем «Касса».
Создание раскрывающихся списков для базы данных
Списки для выбора значений мы создаем для полей «Торговая точка», «Вид прихода», «Вид расхода», «Получатель/плательщик». В моей базе данных «Получатель/плательщик» называется короче – «Субъект», и между полями «Дата» и «Торговая точка» есть поле «Фирма», где до 2 квартала 2012 года выбирал ИП или ООО.
Для создания раскрывающихся списков наименования нужных полей копируем на чистый лист этой же рабочей книги, который назовем «Списки». Под наименованиями полей записываем в виде списка нужные значения.
Чтобы эти диапазоны значений можно было добавить в формулу для выбора в раскрывающемся списке, им необходимо присвоить имена. Причем, создавать мы будем динамические именованные диапазоны, чтобы не приходилось каждый раз изменять диапазон в формуле выбора данных при добавлении нового значения. Для этого переходим на лист «Списки» и открываем окно создания имени (в Excel 2010 это: Формулы – Присвоить имя; свои файлы создавал в Excel 2000, но сейчас его структуру меню не помню). Записываем:
Имя: Торговая_точка_выбор,
Диапазон: =СМЕЩ(Списки!$A$2;0;0;СЧЁТЗ(Списки!$A:$A)-1;1)
Нажимаем «ОК» и первый динамический диапазон создан. То же самое проделываем и для других диапазонов:
Имя: Вид_прихода_выбор
Диапазон: =СМЕЩ(Списки!$B$2;0;0;СЧЁТЗ(Списки!$B:$B)-1;1)
Имя: Вид_расхода_выбор
Диапазон: =СМЕЩ(Списки!$C$2;0;0;СЧЁТЗ(Списки!$C:$C)-1;1)
Имя: Получатель_плательщик_выбор
Диапазон: =СМЕЩ(Списки!$D$2;0;0;СЧЁТЗ(Списки!$D:$D)-1;1)
Когда всем диапазонам со списками значений для выбора присвоены имена, переходим на лист «Касса» и создаем в ячейках соответствующих колонок раскрывающиеся списки. Для этого выбираем ячейку «B3» и открываем окно «Проверка вводимых значений» (в Excel 2010 это: Данные – Проверка данных – Проверка данных). На вкладке «Параметры» выбираем Тип данных: Список, а в Источник записываем: =Торговая_точка_выбор.
Для остальных полей базы данных, где будут у нас раскрывающиеся списки, тоже выбираем в Тип данных: Список, в Источник добавляем соответствующее колонке имя диапазона:
для «D3»: =Вид_прихода_выбор,
для «F3»: =Вид_расхода_выбор,
для «G3»: =Получатель_плательщик_выбор.
На этом в третьей строке нашей базы данных ячейки с раскрывающимися списками созданы. Далее, выделяем третью запись нашей таблицы и копируем ее протягиванием на нужное количество строк.
Внешний вид базы данных в Excel
Для внешнего оформления базы данных используйте цвета, которые вам нравятся. Я выделяю цветом строку с наименованиями полей, фон вне таблицы и те ячейки, в которые значения вставляются из раскрывающихся списков.
Когда наберется достаточно большое количество записей примените к таблице автофильтр, он поможет делать самые различные выборки из вашей базы данных без использования VBA.
Ну и раз уж это база данных для ведения кассы, в любую ячейку закрепленной строки, правее наименований полей, вставьте формулу: =СУММ(C:C)-СУММ(E:E), чтобы всегда видеть текущий остаток денег в кассе.
Скачать пример базы данных в Excel
В архиве для скачивания представлен мой файл базы данных в Excel с макросом для автоматической записи текущей даты. При выборе ячейки во втором столбце, если ячейка в первом столбце пустая, то в нее автоматически записывается текущая дата. Код для автоматической записи текущей даты был доработан, и, если вы хотите его использовать, скопируйте из статьи VBA Excel. Автоматическая запись текущей даты и времени, параграф «Окончательный вариант».
