Группировка данных в экселе

При работе с таблицами, в которые входит большое количество строк или столбцов, актуальным становится вопрос структурирования данных. В Экселе этого можно достичь путем использования группировки соответствующих элементов. Этот инструмент позволяет не только удобно структурировать данные, но и временно спрятать ненужные элементы, что позволяет сконцентрировать своё внимания на других частях таблицы. Давайте выясним, как произвести группировку в Экселе.

Настройка группировки

Прежде чем перейти к группировке строк или столбцов, нужно настроить этот инструмент так, чтобы конечный результат был близок к ожиданиям пользователя.

Переходим во вкладку «Данные».

Открывается окно настройки группировки. Как видим по умолчанию установлено, что итоги и наименования по столбцам располагаются справа от них, а по строкам – внизу. Многих пользователей это не устраивает, так как удобнее, когда наименование размещается сверху. Для этого нужно снять галочку с соответствующего пункта. В общем, каждый пользователь может настроить данные параметры под себя. Кроме того, тут же можно включить автоматические стили, установив галочку около данного наименования. После того, как настройки выставлены, кликаем по кнопке «OK».

На этом настройка параметров группировки в Эксель завершена.

Группировка по строкам

Выполним группировку данных по строкам.

Добавляем строчку над группой столбцов или под ней, в зависимости от того, как планируем выводить наименование и итоги. В новой ячейке вводим произвольное наименование группы, подходящее к ней по контексту.

Выделяем строки, которые нужно сгруппировать, кроме итоговой строки. Переходим во вкладку «Данные».

На ленте в блоке инструментов «Структура» кликаем по кнопке «Группировать».

На этом создание группы завершено. Для того, чтобы свернуть её достаточно нажать на знак «минус».

Чтобы заново развернуть группу, нужно нажать на знак «плюс».

Группировка по столбцам

Аналогичным образом проводится и группировка по столбцам.

Справа или слева от группируемых данных добавляем новый столбец и указываем в нём соответствующее наименование группы.

Выделяем ячейки в столбцах, которые собираемся сгруппировать, кроме столбца с наименованием. Кликаем на кнопку «Группировать».

В открывшемся окошке на этот раз ставим переключатель в позицию «Столбцы». Жмем на кнопку «OK».

Группа готова. Аналогично, как и при группировании столбцов, её можно сворачивать и разворачивать, нажимая на знаки «минус» и «плюс» соответственно.

Создание вложенных групп

В Эксель можно создавать не только группы первого порядка, но и вложенные. Для этого, нужно в развернутом состоянии материнской группы выделить в ней определенные ячейки, которые вы собираетесь сгруппировать отдельно. Затем следует провести одну из тех процедур, какие были описаны выше, в зависимости от того, со столбцами вы работаете или со строками.

После этого вложенная группа будет готова. Можно создавать неограниченное количество подобных вложений. Навигацию между ними легко проводить, перемещаясь по цифрам, расположенным слева или сверху листа в зависимости от того, что сгруппировано строки или столбцы.

Разгруппирование

Если вы хотите переформатировать или просто удалить группу, то её нужно будет разгруппировать.

Выделяем ячейки столбцов или строк, которые подлежат разгруппированию. Жмем на кнопку «Разгруппировать», расположенную на ленте в блоке настроек «Структура».

В появившемся окошке выбираем, что именно нам нужно разъединить: строки или столбцы. После этого, жмем на кнопку «OK».

Теперь выделенные группы будут расформированы, а структура листа примет свой первоначальный вид.

Как видим, создать группу столбцов или строк довольно просто. В то же время, после проведения данной процедуры пользователь может значительно облегчить себе работу с таблицей, особенно если она сильно большая. В этом случае также может помочь создание вложенных групп. Провести разгруппирование так же просто, как и сгруппировать данные.

Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

Если у вас есть список данных, которые вы хотите сгруппировать и суммировать, вы можете создать структуру до восьми уровней. Каждый внутренний уровень, представленный большим числом в символы структуры, отображает детали для предыдущего внешнего уровня, представленного меньшим числом в символах структуры. Используйте структуру для быстрого отображения сводных строк или столбцов, а также для отображения подробных данных для каждой группы. Вы можете создать структуру строк (как показано в приведенном ниже примере), структуру столбцов или структуру строк и столбцов.

1. чтобы отобразить строки для уровня, щелкните соответствующие символы структуры .

2. Уровень 1 содержит сумму продаж по всем строкам с подробными данными.

3. Уровень 2 содержит сумму продаж по каждому месяцу в каждом регионе.

4. уровень 3 включает в себя строки данных — в этом случае строки от 17 до 20.

5. чтобы развернуть или свернуть данные в структуре, щелкните символы структуры и или нажмите клавиши Alt + Shift + = , чтобы развернуть и Alt + Shift + = для свертывания.

Убедитесь, что каждый столбец данных, на который вы хотите создать структуру, имеет метку в первой строке (например, область), содержит похожие факты в каждом столбце, и что в диапазоне, который вы хотите структурировать, нет пустых строк или столбцов.

При желании в строках с группировкой данных может быть соответствующая итоговая строка — промежуточный итог. Чтобы создать эти данные, выполните одно из указанных ниже действий.

Вставка итоговых строк при помощи команды Промежуточные итоги

Используйте команду Итоги для вставки функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ непосредственно под или над каждой группой строк с подробными данными и для автоматического создания многоуровневой структуры. Подробнее об использовании функции "Итоги" читайте в статье Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ.

Вставка собственных итоговых строк

Вставьте собственные итоговые строки с формулами непосредственно под или над каждой группой строк с подробными данными. Например, под (или над) строками данных о продажах за март и апрель используйте функцию СУММ, чтобы подсчитать промежуточные итоговые данные по продажам за эти месяцы. Этот пример показан в таблице далее в этой статье.

По умолчанию Excel ищет сводные строки под подробными сведениями, но их можно создавать над строками с подробными данными. Если вы создали сводные строки под подробными сведениями, перейдите к следующему шагу (шаг 4). Если вы создали итоговые строки над строками с подробными сведениями, на вкладке данные в группе Структура нажмите кнопку вызова диалогового окна.

Откроется диалоговое окно "Параметры".

В диалоговом окне Параметры снимите флажок суммарные строки под данными и нажмите кнопку ОК.

Структурируйте данные. Выполните одно из перечисленных ниже действий.

Автоматическое структурирование данных

Выделите ячейку в диапазоне ячеек, которые нужно структурировать.

На вкладке Данные в группе Структура щелкните стрелку рядом с пунктом Группировать, а затем выберите пункт Создать структуру.

Структурирование данных вручную

Важно: Группируя уровни структуры вручную, отобразите на экране все данные во избежание ошибок группировки строк.

Чтобы структурировать внешнюю группу (уровень 1), выделите все строки, которые будет содержать внешняя группа (например, строки с подробными сведениями и, если они были добавлены, суммарные строки).

1. Первая строка содержит надписи и не выделена.

2. так как это внешняя группа, выделите все строки с промежуточными и подробными данными.

3. не выделять общие итоги.

На вкладке Данные в группе Структура выберите Группировать. В диалоговом окне Группа выберите пункт строки, а затем нажмите кнопку ОК.

Совет: Если выделять целые строки, а не только ячейки, Excel автоматически группирует по строкам — диалоговое окно "Группировка" не открывается.

Рядом с группой на экране появятся знаки структуры.

Или структурируйте внутреннюю вложенную группу — строки с данными для определенного раздела данных.

Примечание: Если вы не хотите создавать внутренние группы, перейдите к шагу f, показанному ниже.

Для каждой внутренней вложенной группы выберите строки с подробными данными, соответствующие итоговой строке.

1. Вы можете создать несколько групп на каждом из внутренних уровней. Здесь два раздела уже сгруппированы на уровне 2.

2. Этот раздел выбран и готов к группировке.

3. не выделять итоговую строку для данных, которые нужно сгруппировать.

На вкладке Данные в группе Структура выберите Группировать.

В диалоговом окне Группа выберите пункт строки, а затем нажмите кнопку ОК. Рядом с группой на экране появятся знаки структуры.

Совет: Если выделять целые строки, а не только ячейки, Excel автоматически группирует по строкам — диалоговое окно "Группировка" не открывается.

Продолжайте выделение и группировку внутренних строк до тех пор, пока не будут созданы все необходимые уровни структуры.

Чтобы разгруппировать строки, выделите их, а затем на вкладке Данные в группе Структура выберите команду Разгруппировать.

Вы также можете разгруппировать разделы структуры без удаления всего уровня. Удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните или группы, а затем на вкладке данные в группе Структура нажмите кнопку Разгруппировать.

Важно: Если во время разгруппировки структуры подробные данные скрыты, строки с подробными данными могут также не отображаться. Для отображения данных перетащите указатель через номера видимых строк рядом со скрытыми строками. Затем на вкладке Главная в группе ячейки нажмите кнопку Формат, наведите указатель на пункт Скрыть & отобразить, а затем выберите команду отобразить строки.

Убедитесь в том, что в первом столбце каждой строки данных, для которых требуется создать структуру, имеется заголовок, что каждая строка содержит данные одного типа и что в диапазоне данных отсутствуют пустые строки или столбцы.

Вставьте собственные итоговые столбцы с формулами непосредственно справа или слева от каждой группы строк с подробными данными. В таблице, приведенной в шаге 4, показан пример.

Примечание: Для структурирования данных по столбцам обязательно наличие итоговых столбцов с формулами, которые ссылаются на ячейки в каждом из столбцов с подробными данными этой группы.

Если итоговый столбец расположен слева от столбцов сведений, на вкладке данные в группе Структура нажмите кнопку вызова диалогового окна.

Откроется диалоговое окно "Параметры".

В диалоговом окне Параметры снимите флажок суммарные столбцы справа от подробных данных и нажмите кнопку ОК.

Чтобы структурировать данные, выполните одно из перечисленных ниже действий.

Автоматическое структурирование данных

Выделите ячейку в диапазоне.

На вкладке Данные в группе Структура щелкните стрелку под пунктом Группировать, а затем выберите Создать структуру.

Структурирование данных вручную

Важно: Группируя уровни структуры вручную, отобразите на экране все данные во избежание ошибок при группировке столбцов.

Чтобы структурировать внешнюю группу (уровень 1), выделите все подчиненные итоговые столбцы, а также связанные с ними подробные данные.

1. столбец A со заголовками.

2. Выделите все столбцы детализации и промежуточные итоги. Обратите внимание, что если не выделять столбцы целиком, то при нажатии кнопки Группировать (на вкладке данные в группе Структура ) откроется диалоговое окно Группа и попросят выбрать строки или столбцы.

3. не выбирайте столбец общий итог.

На вкладке Данные в группе Структура выберите Группировать.

Над группой появится символ структуры.

Чтобы структурировать внутреннюю вложенную группу столбцов с подробными сведениями (уровень 2 или выше), выделите столбцы с подробными сведениями, расположенные рядом с столбцом, содержащим итоговый столбец.

1. Вы можете создать несколько групп на каждом из внутренних уровней. Здесь два раздела уже сгруппированы на уровне 2.

2. Эти столбцы выделены и готовы к группировке. Обратите внимание, что если не выделять столбцы целиком, то при нажатии кнопки Группировать (на вкладке данные в группе Структура ) откроется диалоговое окно Группа и попросят выбрать строки или столбцы.

3. не выделять столбец сводки для данных, которые нужно сгруппировать.

На вкладке Данные в группе Структура выберите Группировать.

Рядом с группой на экране появятся знаки структуры.

Продолжайте выделение и группировку внутренних столбцов до тех пор, пока не будут созданы все необходимые уровни структуры.

Для разгруппировки столбцов выделите необходимые столбцы, а затем на вкладке Данные в группе Структура нажмите кнопку Разгруппировать.

Вы также можете разгруппировать разделы структуры без удаления всего уровня. Удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните или группы, а затем на вкладке данные в группе Структура нажмите кнопку Разгруппировать.

Если во время разгруппировки структуры подробные данные скрыты, столбцы с подробными данными могут также не отображаться. Для отображения данных перетащите указатель через номера видимых столбцов рядом со скрытыми столбцами. На вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку Формат, выберите пункт Скрыть или отобразить, а затем нажмите кнопку Отображение столбцов

Если вы не видите символы структуры , и , выберите параметры > файлов> Дополнительно, а затем в разделе Параметры отображения для этого листа установите флажок Показывать символы структуры при применении структуры и нажмите кнопку ОК.

Выполните одно или несколько из указанных ниже действий.

Отображение или скрытие подробных данных для группы

Чтобы отобразить подробные данные в группе, нажмите кнопку для группы или нажмите клавиши Alt + Shift + =.

Чтобы скрыть подробные данные группы, нажмите кнопку для группы или нажмите клавиши Alt + Shift +-.

Развертывание или свертывание структуры до определенного уровня

В символы структуры щелкните номер нужного уровня. Подробные данные более низких уровней будут скрыты.

Например, если в структуре четыре уровня, можно скрыть четвертый уровень, нажав кнопку , при этом оставшиеся три уровня будут отображаться.

Отображение или скрытие всех структурированных данных

Чтобы отобразить все детали данных, щелкните самый низкий уровень в символы структуры. Например, если в структуре три уровня, нажмите .

Чтобы скрыть все подробные данные, нажмите .

Для структурированных строк в Microsoft Excel используются стили, например RowLevel_1 и RowLevel_2. Для структурированных столбцов в Excel используются стили, например ColLevel_1 и ColLevel_2. В этих стилях используются полужирное начертание, курсив и другие текстовые форматы, позволяющие отличать итоговые строки или столбцы данных. Изменяя способ определения каждого из стилей, вы можете применять различные форматы текста и ячеек для настройки внешнего вида структуры. Стиль можно применить к структуре при ее создании или создании структуры.

Выполните одно или несколько из указанных ниже действий.

Автоматическое применение стиля к новым итоговым строкам или столбцам

На вкладке данные в группе Структура нажмите кнопку вызова диалогового окна.

Откроется диалоговое окно "Параметры".

Установите флажок Автоматические стили.

Назначение стиля существующей итоговой строке или столбцу

Выделите ячейки, к которым вы хотите применить стиль.

На вкладке данные в группе Структура нажмите кнопку вызова диалогового окна.

Откроется диалоговое окно "Параметры".

Установите флажок Автоматические стили и нажмите кнопку Применить стили.

Для форматирования структурированных данных также можно применять автоформаты.

Если вы не видите символы структуры , и , выберите параметры > файлов> Дополнительно, а затем в разделе Параметры отображения для этого листа установите флажок Показывать символы структуры при применении структуры .

Используйте символы структуры , и для скрытия подробных данных, которые не нужно копировать.

Выделите диапазон итоговых строк.

На вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Найти и выделить, а затем выберите команду Перейти.

Нажмите кнопку Выделить группу ячеек.

Выберите пункт только видимые ячейки.

Нажмите кнопку ОК, а затем скопируйте данные.

Здравствуйте, друзья. Думаю, каждому, кто работал в Эксель, попадались таблицы со структурой данных. Группировка в Эксель, чаще всего, применяется, когда есть организация со структурой, и мы оцениваем некоторые показатели согласно этой структуры. Например, продажи по Компании в целом, по региональным представительствам, по менеджерам. Посмотрите на картинке, как это может быть без группировки:

На рисунке детальный пример отчета о продажах по структурным подразделениям подневно. А что если нужно предоставить руководителям отчет в разрезе только лишь департаментов и помесячно, без детализации? Чтобы было вот так:

Согласитесь, такой вид таблицы более нагляден и показателен для анализа работы Компании в целом. Но как получить такую таблицу достаточно быстро, не скрывая и не удаляя ячейки? Очень просто, задайте структуру документа.

На рисунке выше я привел уже структурированный документ, с маркерами группы. В таблице сгруппированы менеджеры по регионам и регионы в компании, а так же, дни недели в месяцы. Чтобы скрыть какую-то отдельную группу, кликните на значке «минус» в итоговой строке этой группы». Чтобы раскрыть – на значке «плюс». Чтобы отобразить какой-то определенный уровень – нажмите на его номер в верхнем левом углу листа.

Обратите внимание, данные сгруппированы в несколько уровней. Каждый последующий вложен в предыдущий. Всего Эксель позволяет создать до восьми уровней в строках и восьми – в столбцах.

Есть два способа создать структуру листа: автоматический и ручной.

Автоматическое создание структуры в Excel

Программа может попытаться создать структуру автоматически. Для этого нажмите на ленте: Структура – Группировать – Создать структуру .

Если у Вас правильно и логично записаны формулы суммирования, структура будет создана правильно. У меня эта функция часто срабатывает правильно, поэтому сначала я пробую именно автоматическое создание. Структура из примера отлично создалась автоматически.

Ручное создание структуры

Создание структуры вручную позволяет держать весь процесс под контролем и гарантированно получить правильный результат. Чтобы структурировать лист вручную, выполните такие действия:

1. Оформите и наполните таблицу, создайте итоговые строки и столбцы
2. Кликните на маленькой пиктограмме со стрелкой в нижнем правом углу ленточной группы Данные – Структура . В открывшемся окне настройте расположение строк и столбцов итогов

1. Выделите строки или столбцы, которые нужно группировать (не выделяйте итоговые). Делайте это с каждой группой по очереди, начиная с самых «глубоких». В моем примере это фамилии менеджеров.

1. Нажмите на ленте Структура – Группировать (ли нажмите Alt+Shift+стрелка вправо ). Будет создана группировка

1. Повторяйте п.3-4 до полного структурирования данных. Повторюсь, начинайте с подчиненных групп, потом переходите на уровень выше. Т.е. в таблице из примера мы поочередно сгруппируем менеджеров в филиалы, потом филиалы в компанию.

Когда Вы вставляете новые строки и столбцы в структурированную таблицу – будьте осторожны. Если, например, добавляется новый менеджер в группу, вставляйте строку где-то между сгруппированными строками, не первым элементом группы и не последним. В противном случае, новая строка не впишется в структуру.

При копировании диапазона ячеек, скрытые строки и столбцы не копируются. Но когда они скрыты группировкой – все равно копируются. Чтобы выделить только данные, отображенные на экране, выделите нужный диапазон и нажмите F5 . В открывшемся окне выберите Выделить – Только видимые ячейки . Теперь ячейки, скрытые группировкой, не будут скопированы.

Если Вам больше не нужна структура – удалите ее. Для этого выполните на ленте Данные – Структура – Разгруппировать – Удалить структуру .

Группированные данные, структурированное рабочее пространство – не только добавляют практичности Вашим таблицам, это правило хорошего тона, когда одну и ту же таблицу можно легко посмотреть как в развернутом виде, так и в детальном.

Вот и все, тренируйтесь и применяйте на практике структурирование данных в Экселе. Приглашаю Вас комментировать изложенный материал, задавайте Ваши вопросы и делитесь опытом!

Следующая статья будет посвящена подключению внешних данных и их консолидации. Это неотъемлемая часть работы большинства пользователей Excel. Присоединяйтесь к чтению!

Добавить комментарий Отменить ответ

8 комментариев

Добрый день!
Как в книге создать 2 группировки друг за другом, чтобы когда они свернуты не отображались страницы.
Например, в таблице 15 строк. 3 всегда отображаются. Затем 4 строки в группировке и следующие 4 строки в группировке. Надо чтобы,когда обе группировки собраны из них ничего не отображалось.

Здравствуйте, Кир.
Для каждой группировки нужно определять итоговый столбец, который располагается либо над группируемым участком, либо под ним. Поскольку у Вас две группы строк примыкают друг к другу, нужно для верхнего участка установить итоги над данными, для нижнего — под данными. Как это делается — описано вначале пункта «Ручное создание структуры».

Добрый день!
Как сделать чтобы группировки были разного цвета( например 1 группа где знак (+) красного. 2 группа где знак (+) зеленого итд)

Дмитрий, здравствуйте. Если Вы хотите, чтобы именно строка итогов отличалась по цвету — лучше всего воспользоваться Условным форматированием

Здравствуйте! Почему при создании структуры с первого столбца в документе не отображается плюсик? Только точки над структурируемыми столбцами и цифры уровня структуры… Что делать, если структура нужна именно с 1го столбца? Excel 2016. Спасибо.

Здравствуйте, Елена. Не отображается плюсик, потому что он проставляется над столбцом промежуточных итогов. Например, в столбцах у Вас данные по месяцам, и они сворачиваются в итоговые цифры года. Плюсик будет над столбцом соответствующего года.
Итоговый столбец может быть слева или справа от группируемого массива. У Вас в настройках выставлено «слева», однако столбца слева не существует, Вы группируете начиная с первого. Потому, плюсика и нет. Вы можете пойти двумя путями:
1. Скрывать и раскрывать группировку кнопками уровней в верхнем левом углу окна
2. Выбрать расположение столбца итогов справа от группируемого массива. Тогда плюсик будет отображаться в следующем столбце после группируемых. Как это сделать — я рассказал в пункте «Ручное создание структуры»

Спасибо.
Научился группировать столбцы за 15 секунд.